Contrat à la page

Pour réduire nos coûts de fonctionnement, les sociétés bureautiques nous proposent des produits multifonctions (imprimante, photocopieur, scanner et fax) avec un contrat de maintenance à la page. Ces contrats englobent les prestations de maintenances classiques (visite préventive, déplacement et remplacement de pièces défectueuses) mais également le remplacement des toners. Ces offres sont séduisantes pour les raisons suivantes : réduction du parc de matériel, centralisation des impressions, coût unique à la page, plus de consommables à gérer.
Par contre, il faut faire attention à certains points avant de s’engager. Il faut lire attentivement le contrat pour vérifier qu’il n’existe pas par exemple des coûts cachés non pris en compte lors de la négociation (exemple frais de port pour l’envoi de toner). De même, il faut prendre une durée de contrat en conformité à avec la durée de vie estimée du matériel. Les sociétés ont tendance à vendre des contrats de 5 ans sur du matériel dont la durée de vie en fonction des volumes d’impression est de 3 ans. Ce procédé leur permet de revenir vers vous pour vous proposer un nouveau contrat dont la négociation sera plus difficile puisqu’il vous restera 2 ans de contrat à clôturer si vous envisagez de changer de prestataire. Le dernier point concerne l’engagement sur le volume d’impression. Si vous estimez un volume supérieur à vos besoins, vous allez payer plus cher le coût à la page. Avec ce type de contrat, vous payez un forfait correspondant au volume négocié, non pas ce que vous consommez. Il est donc préférable de sous-estimer le volume et de payer le dépassement à la consommation réellement réalisée.