Autour du système d'information et du coaching: mai 2013 : blog sur l'informatique et l'entreprise.

Autour du S.I. - Recueil

“Autour du SI” est mon deuxième recueil, réalisé à partir des articles écrits pour mon blog. Il reprend les articles sur mes réflexions et expériences de manager et des outils pour développer son efficacité.

L’informatique est un domaine particulier où les informaticiens doivent bâtir le système d’information de demain tout tant en maintenant le système existant, de manière opérationnelle. Au cours de nos études, nous avons appris à analyser, à programmer et à résoudre des problèmes mais on ne nous a pas appris à concilier des demandes à priori contradictoires comme gérer le quotidien et prévoir le futur.

Aujourd’hui, les entreprises demandent beaucoup aux informaticiens pour différentes raisons : les technologies évoluent de plus en plus vite, les marchés changent rapidement et constamment, les utilisateurs en veulent plus avec des moyens plus faibles, etc.

Dans ce contexte, il est important de développer son efficacité dans différents domaines comme le management et la finance pour relever ces challenges.

Dans ce recueil, vous trouverez 51 articles empreints de bon sens et de conseils pour améliorer au quotidien votre activité de manager dans le domaine IT. Il est composé de 5 parties : Réflexion générale, Management, Budget, Projet, Support et Efficacité.

En le lisant, vous trouverez certainement des réponses à diverses questions comme : "comment respecter son budget" ou en encore "comment tenir les délais sur un projet". Il peut se lire de différentes manières soit du début à la fin, soit en piochant les sujets en fonction de vos préoccupations.

Ces articles ont été écrit sur une période de 5 ans pendant laquelle j’ai pu tester efficacement mes méthodes. Je ne sais pas si vous aurez la même réussite que moi en appliquant ces conseils mais le seul moyen de le savoir est de les appliquer. Je ne vous demande pas de me croire mais d'en faire l'expérience. Alors, à vous d'essayer ...

Projet : les 7 conseils à suivre ...

Il y a 8 ans avec ma femme, nous avons décidé de nous lancer dans un joli projet de construction de maison. Vous trouverez dans cette histoire toutes les erreurs à ne pas commettre dans la réalisation d’un projet .

Ecouter le besoin du client
Pendant la phase d’étude, nous expliquions au constructeur comment nous envisagions notre maison. Le constructeur concrétisait nos idées sur plan pour ensuite réaliser un devis. Cette phase a duré environ deux mois. Nous avons reçu une dizaine de plan qui n’étaient pas conformes à nos souhaits. Au final, nous avons réalisé une partie des plans et nous avons demandé directement un Rdv avec le dessinateur du constructeur.

Rédiger le contrat sans erreur
Une fois d’accord sur les plans et le contenu du contrat, le constructeur a rédigé le permis de construire en notre nom. Après lecture, nous nous sommes aperçu qu' un grand nombre d' erreurs grossières jalonnaient le document ; la plus drôle (et la plus légère aussi) était que l’ adresse de la maison n’était pas la bonne ...

Vérifier et valider les détails techniques
Pour notre maison, nous souhaitions un chauffage au gaz de ville. Le commercial nous avait assuré que le réseau de gaz passait juste devant notre future maison et que cela ne posait aucun problème, ce que nous ne pouvions vérifier, ne disposant d' aucun document de propriété. Il nous a même signé un papier pour obtenir un prêt spécifique auprès de GDF. En cours de la construction, Gaz de France nous signalait que le réseau de gaz s' arrêtait 100 mètres avant notre terrain, pas 2 ou 3 comme le commercial l' affirmait . La différence financière n’est pas négligeable...

La main d' oeuvre la moins chère n' est pas la moins coûteuse
Notre constructeur, pour augmenter sa marge, "tirait les prix vers le bas" et il faisait travailler certains artisans qui n' avait pas pour préoccupation de rendre un travail de qualité . Trois artisans des artisans qui ont travaillé à la construction de notre maison ont finalement "déposé leur bilan". Le constructeur a été obligé de trouver d’autres artisans dans l’urgence. Dans ce cas, les tarifs sont souvent peu négociables .

Conserver tant que possible la même équipe projet
Pendant la construction, nous avons eu six conducteurs de travaux. Suivi de chantier ??

Rectifier les erreurs quand elles apparaissent
Un des nombreux conducteurs de travaux avait l’habitude de nous dire quand nous lui faisions une remarque : « Quand vous achetez une voiture, vous n’allez pas sur la chaîne de montage pour savoir comment elle est réalisée. »

Toujours écouter son client
Il faut toujours écouter son client même s’il a tort et essayer de le comprendre. Il faut garder une communication et éventuellement lui expliquer ses erreurs. Cela permet de ne pas recevoir de courrier en recommandé.

Pour finir, le construction s’est terminée avec quatre mois de retard (nous avons fixé nous-même la date de livraison). Le constructeur nous a payé des pénalités pour ce retard . Si vous voulez réussir vos projets, vous pouvez suivre ces conseils :

Ecouter le besoin du client,
Rédiger le contrat sans erreur,
Vérifier et valider les détails techniques,
Le moins cher n’est pas le moins coûteux,
Conserver tant que possible la même équipe projet,
Rectifier les erreurs quand elles apparaissent,
Toujours écouter son client.

"La science des projets consiste à prévenir les difficultés de l'execution." Vauvenargues

Comment vendre un service ? - Recueil

Vous souhaitez doper votre activité commerciale ou encore améliorer votre recherche d’emploi alors n’hésitez plus, achetez mon recueil “Comment vendre un service ?”.

Pour seulement un 1€, vous trouverez 19 pistes pour améliorer votre performance. Ces conseils sont simples et efficaces, et ils vous permettront un retour sur investissement important.

PS : Classé 19ème des ventes (Kindle) sur Amazon dans la section Commerce

"Si je lis un livre à 20$ et qu’il me donne une bonne idée, je fais une des meilleures affaires de tous les temps." Tom Peters

Catégorisez vos projets ! - PMO

Il existe différentes manières de catégoriser vos projets en fonction des objectifs et du moment. Si votre objectif actuel est d'optimiser votre porte-feuille de projets, je vous propose de le catégoriser selon deux axes :

Le niveau de volatilité des besoins,
Le risque et l'impact du projet sur votre entreprise.

En fonction du projet, les besoins peuvent être plus ou moins changeant dans le temps. Par exemple, un projet sponsorisé par le service Marketing aura un périmètre fonctionnel très volatile car il devra s'adapter rapidement aux marchés (la concurrence et aux clients). Au contraire, un projet lié à votre activité de base sera plus stable.

De même, le niveau de risques et d'impact pour votre entreprise pourra être différent selon le projet. Un projet de changement de système métier sera très risqué. A l'inverse, le développement d'un outil de gestion des notes de frais sera moins risqué et impactant.

Ces deux critères vous permettront de classifier vos projets pour optimiser au mieux vos ressources, qui sont souvent limitées. Avec cette catégorisation, vous allez pouvoir adapter l'organisation des projets en assouplissant ou pas votre méthode de projet et vous allez pouvoir adapter le cycle de développement des projets en fonction de l'agilité souhaitée.

Les différents cas de figure :

1 = Une gouvernance forte avec un pilotage serré en utilisant une méthode agile (mettre les moyens),

2 = Une gouvernance forte avec un pilotage serré en utilisant une méthode classique de développement,

3 = Une gouvernance plus légère en faisant confiance à des chefs de projet junior en utilisant une méthode agile,

4 = Une gouvernance plus légère en faisant confiance à des chefs de projet junior en utilisant une méthode classique.

"Le succès n'est pas le clé du bonheur. Le bonheur est la clé du succès. Si vous aimez ce que vous faites, vous réussirez." Albert Schweitzer

Faites une pause !

Des études réalisées par le professeur Gloria Mark ont montré que les salariés changent de tâches en moyenne toutes les 3 minutes. Entre les mails, le téléphone, les SMS, les dossiers à traiter, le collègue qui vous raconte la dernière réunion, votre patron qui vous pose une question et bien d'autres choses, vous passez votre temps à zapper d'une tâche à une autre. Il est vrai que notre cerveau est capable de gérer plusieurs choses en même temps mais à des niveaux de concentration différents. Nous pouvons marcher et téléphoner en même temps. Par contre, notre attention n'est focalisée que sur une seule chose.

Même si ce mode de fonctionnement qui consiste à "zapper" continuellement peut paraître productif, il n'est pas efficace car il génère trop de périodes de latence non productives (exemple : reprendre le fil de ses idées sur un dossier après un coup de téléphone).

D'un autre côté, notre efficacité augmente quand nous nous accordons des pauses régulières en nous évadant de notre travail. Une étude menée sur 300 salariés à l'université de Melbourne montre que la productivité des employés qui utilisent Internet au bureau pour des raisons personnelles augmentent de 9%.

La raison en est simple : notre attention est limitée dans le temps. Nous avons besoin de faire des pauses pour recharger notre attention.

En résumé, le multitâche est un mythe. Pour être efficace, nous devons travailler sur une seule chose à la fois mais nous devons également nous accorder des pauses régulières pour augmenter notre concentration.

"Le temps n'est pas une courbe lisse mais une série de cahots, de bonds et de pauses." Niall Williams

Les 7 indicateurs magiques !

Toute organisation a besoin de savoir si elle travaille dans le bon sens. Pour une DSI, je vous propose 7 indicateurs pour mesurer votre efficacité. Bien sur, il en existe bien d'autres et je vous invite à nous les faire partager en laissant un message.

J'ai choisi 7 indicateurs car selon les études de Mr Miller (1), le nombre 7 correspond approximativement au nombre maximal d'éléments qu'un esprit humain est capable de traiter et de percevoir simultanément. De ce fait, ils correspondent parfaitement aux besoins d'indicateurs sur un tableau de bord pour mesurer votre activité.

1 - Votre part d'innovation : le taux du budget IT consacré aux projets novateurs

2 - La patience de vos utilisateurs : le temps moyen d'attente entre un incident (demande) et sa résolution

3 - Votre ponctualité : le nombre de projets respectant les délais

4 - Votre disponibilité : le temps moyen d'indisponibilité des services

5 - La taxe de votre encadrement : la masse salariale de l'encadrement

6 - Votre alignement : le nombre de projets en cours qui sont liés aux priorités de votre entreprise

7 - La sainte trinité : les indicateurs de délais, de qualité et de budget de votre plus gros projet en cours