Psychoticien

"Si tu sais te supporter, tu supporteras mieux les autres." Proverbe français

La messagerie est morte, vive les réseaux sociaux !

Depuis quelques semaines, le volume de données échangées par mail a été dépassé par celui des réseaux sociaux. Sommes-nous en train de voir la messagerie disparaître, au profit d’outils créant du lien ?

Dans le domaine privé, un certain nombre de spécialistes l’envisagent avec le développement important de l’usage des SMS, Twitter, FaceBook, etc.

En revanche du coté des entreprises, est-ce que des outils comme « Chatter » de SalesForce vont remplacer progressivement l’utilisation de la messagerie ?

(« Chatter » est un outil collaboratif dont la structure se base sur le modèle des réseaux sociaux : en gros, c’est le Facebook de l’entreprise.)

Utilisez-vous déjà un réseau social privé au sein de votre entreprise ?

Avez-vous pour projet d’implémenter ce type de service ?

"Les gagnants seront ceux qui restructurent la manière dont l'information circule dans leur entreprise." Bill Gates

Devenez beau, riche et intelligent avec PowerPoint, Excel et Word

Un petit livre (48 pages) gratuit mais plein de qualité écrit par Rafi Haladjian en 2003 : Eloge de l'incertitude

Un pamphlet jubilatoire à lire sans réserve. Les entreprises utilisent toujours ce trio de MicroSoft (ou d’autres mais le résultat est le même) pour vendre tout et n’importe quoi.

Il n’y a pas très longtemps, un manager me confiait ce commentaire : « Aujourd’hui pour travailler dans un groupe, il faut savoir utiliser PowerPoint et parler anglais. »

Rafi Haladjian est un pionnier de l’internet en France.

"Commencez par changer en vous ce que vous voulez changer autour de vous." Gandhi

Deux outils gratuits pour améliorer son efficacité – outils – Management novembre 2009

* Aide mémoire : des Post-It sur votre bureau d’ordinateur pour ne rien oublier (note, image, lien web ou encore rappel sonore). Software Notes Lite (à télécharger sur le site 01net.com).

* Agenda Google : Je l’utilise depuis 1 mois. Il est vraiment très pratique : accessible partout, alerte multiple, réception par mail du planning de la journée, etc.

"Les ordinateurs de bureau présentent d'intéressantes possibilités de communication professionnelle. Vous pouvez coller des "Post-It" au bord de l'écran !" Dave Barry

2 outils essentiels sous Excel

Tout le monde connaît le logiciel Excel. Excel est un logiciel dit Tableur qui permet de créer des tableaux de calcul et de manipuler les données qu’il contient. Il fait parti des logiciels classiques d’une suite bureautique comme le traitement de texte.

Les possibilités offertes par ce logiciel sont impressionnantes mais souvent sous exploitées par la plupart d’entre nous. Comme en toute chose, nous ne pouvons pas tout savoir et passer notre temps à découvrir les nouvelles fonctionnalités des logiciels que nous utilisons.

A partir de ce constat, je souhaite vous faire partager mon expérience sur l’utilisation de ce logiciel.

Hormis les fonctions de base du logiciel (somme, présentation, etc), si je devais retenir deux outils sous Excel, ce seraient les suivants :

- la fonction « RechercheV » : Cette fonction permet de retrouver une valeur dans un tableau,

- L’outil « Tableau croisé dynamique » : Cet outil permet de construire des tableaux synthétiques d’un grand volume de données en quelques clics.

Bien sûr, il existe un tas de fonctionnalités intéressantes sous Excel mais les deux que j’utilise au quotidien, ce sont vraiment ces deux là.

Elles ne sont pas très compliquées à utiliser et elles permettent de répondre à grand nombre de besoins.

Je ne développera pas ici les explications pour utiliser ces outils car il existe déjà beaucoup de site Web qui le font très bien. Par contre, je vous propose deux liens pouvant vous éclaircir sur ces outils :

RechercheV
Tableau croisé dynamique

Et vous, quels sont vos outils favoris sous Excel ?

« L’informatique n’est q’un outil, comme un pinceau ou un crayon. » Griffo

Comment réduire les coûts d’impression ?

Mes deux premières articles sur ce blog (décembre 2007) concernaient l’optimisation des coûts d’impression, ils sont toujours d’actualité et vous pouvez les découvrir (ou les redécouvrir) en cliquant sur ces liens :

Optimisation des coûts d'impressions

Optimisation des coûts d'impression (suite)

La plus grande difficulté est de sensibilité les utilisateurs sur leurs gestes quotidiens : chaque impression économisée peut apporter à la société une réduction de sa facture annuelle de dépenses. Comme pour l’écologie, chaque personne doit être sensibilisée et doit agir au quotidien si nous souhaitons obtenir des résultats globaux.

Quelques idées de bon sens peuvent permettre de faire des économies :

- imprimer de façon systématique en recto/verso,

- grouper sur une page trois slides PowerPoint,

- réutiliser les papiers qui ne sont imprimés que sur le recto,

- renommer les imprimantes (brouillon, définitif) pour mieux organiser l’usage des imprimantes (N&B et couleur).

« Pour qu’un écologiste soit élu président, il faudrait que les arbres votent. » Coluche

Quelles sont vos méthodes pour "économiser", réduire les dépenses? Avez-vous rencontré des difficultés dans leur mise en place ? Quels sont les gains que vous avez obtenus ?

Le cauchemar de la gestion de parc

Didier Lambert, sur son blog, nous propose une voie différente pour gérer un parc informatique. Sa proposition peut se résumer en deux questions évoquées dans son article :

- Pourquoi la station de travail doit-elle être gérée par l’entreprise ?

- Pourquoi ne pas laisser à chacun le choix ?

L’un des commentaires à propos de cet article de Louis Naugés de la société Revevol, nous explique que tous les collaborateurs de sa société choisissent leur poste de travail. Précisons que la loi Française autorise à rembourser environ 50€ par mois pour l’usage professionnel d’un outil personnel.

Par contre, je suis assez réticent à l'idée de considérer un poste de travail comme un outil personnel. Nous pouvons imaginer une solution de budget par utilisateur pour qu’il réalise son choix : un peu comme les voitures de fonction. Pour 1500€ sur 3 ans, vous pouvez choisir votre configuration (taille de l’écran, puissance de la machine, portable, etc). Cette solution dépend également du niveau des utilisateurs en informatique.

Cela dit, j’ai régulièrement des collègues qui me demandent des conseils pour l’acquisition de leur ordinateur personnel, je les leur donne...

Ce type de solution pour limiter le cauchemar de la gestion de parcs ne peut-être bien évidemment utilisée que dans certaines architectures :

- SaaS (Software as a Service),

- TSE (Terminal serveur ou Citrix).

Voilà une idée créative pour voir les choses différemment. Par contre, je ne pense pas qu’elle peut s’adapter à toutes les entreprises.

"Les ordinateurs de bureau présentent d'intéressantes possibilités de communication professionnelle. Vous pouvez coller des "Post-It" au bord de l'écran !" Dave Barry

Et vous, quelles solutions adoptez-vous pour gérer votre parc informatique ? Achat ou location ? Quels sont les délais de renouvellement que vous appliquez ? Avez-vous des configurations spécifiques pour les VIP ?

Comment gérer les emails entrants ?

Les messageries électroniques sont des outils qui gaspillent énormément d’espace disque et de temps. Nous recevons chaque jour un grand nombre de courriers allant de quelques mots à des présentations (PowerPoint) volumineuses. Si nous laissons s’entasser ces courriers et publicités (généralement des spam), notre boîte aux lettres se trouve vite saturée d’informations non utilisables.

Avec les serveurs de messagerie, vous avez des fonctions qui permettent de limiter les tailles des messageries en définissant des quotas. Malgré tout, je suis persuadé que l’autodiscipline est la meilleure solution. Plus nous avons de messages dans nos boîtes aux lettres, plus nous gaspillons du temps à les gérer. Donc le premier des conseils est de ne pas vous laisser déborder.

Vous pouvez essayer d’imaginer le tas de papier ou de prospectus que vous auriez si vous déposiez chez vous à un endroit précis tout ce que vous recevez par la poste pendant un mois. De plus, il vous faudra certainement retrouver certaines informations telles que des factures à payer, des relevés, des chèques de remboursement, etc. Avec ce tas, la chose ne sera pas facile.

Vous pourriez me dire : « Oui mais avec l’informatique, c'est beaucoup plus facile. »
C’est vrai mais le volume de courrier n’est pas le même. Même avec les fonctions de tri ou de recherche, vous risquez d’être vite débordé.

Quelles sont les inconvénients d'une boîte aux lettres volumineuse :
- Elle demande plus de temps à sa gestion,
- Il est difficile de se rappeler "quel email dit quoi"
- Elle cause des problèmes de fonctionnement,
- Nous avons la sensation d'avoir oublié quelque chose,
- Etc

Quelles sont les solutions ?
- Effacez tous les Spams,
- Lire les emails personnels puis les effacer,
- S'occupez des emails pour "Info" et pour "Action" puis les effacer :
* Effacez ou archivez tous les emails pour "Info" après les avoirs lus,
* Agissez sur les emails pour "Action" qui prennent moins de 2 minutes,
* Pour les autres emails, déplacez les dans un dossier de ToDo (A faire).

Le dernier conseil que je pourrais vous proposer est d’éduquer vos collègues, vos amis sur leur manière d’utiliser la messagerie. Si vous ne l’avez pas encore lu, je propose de lire mon article sur les six commandements.

Et vous, comment gérez-vous votre messagerie ? Quelles sont vos méthodes ?


« Plus vous laissez de temps à un travail pour se réaliser, et plus il a tendance à prendre ce temps qui s’allonge pour se réaliser. » Cyril Northcote Parkinson

Spam : Courrier indésirable
L’origine du mot Spam provient d’une marque de corned-beef américain. Plus précisément SPAM est un acronyme pour Spiced Pork And Meat (pâté épicé à base de porc et de viandes).

95% des présentations sont nulles

Ce n'est pas moi qui le dit mais Guy Kawazaki :

Si vous souhaitez rendre vos présentations plus claires et percutantes, je ne peux que vous conseillez d’ouvrir votre esprit et de lire ce livre.

Le préface du livre réalisée par Guy Kawasaki (Directeur de Garage Tehnology Venture et cofondateur de Truemors) en est une illustration frappante.

Pour trouver des illustrations (photos gratuites), vous pouvez aller sur le site http://www.photo-libre.fr/.

"La simplicité est la sophistication suprême." - Léonard de Vinci

Juste un mail

Les services informatiques ne peuvent se passer de communication avec leurs partenaires (Direction générale, Directions fonctionnelles, utilisateurs, fournisseurs) dans leurs tâches quotidiennes. La communication est un exercice difficile et encore plus pour les informaticiens. En effet, on ne peut pas dire que nous soyons des grands communicants quel que soit le support : écrit ou oral. Hors je pense que nous devons utiliser les deux en commun. Vous pourriez me répondre : mais à quoi cela sert ? - sans écrit, la parole ne vaut rien, - sans parole, l’écrit peut-être insuffisant ou dévastateur. Le premier point n’a pas besoin d’explication supplémentaire pour montrer l’importance de l’écrit dans le milieu professionnel et on pourrait rajouter : « Les paroles s’envolent, les écrits restent ». Par contre l’autre point mérite sûrement quelques explications. Je connais beaucoup de personnes qui trouvent inutile d’expliquer une note que l’on vient d’envoyer. Pourtant sans un minimum d’explication, une note ou un mail peut créer des malentendus ou des conflits. Prenons l’exemple de la messagerie qui est un outil de communication formidable mais très dangereux. Avec la messagerie, nous pouvons répondre à nos interlocuteurs de manière très rapide en oubliant parfois de prendre du recul. De même, nous pouvons mettre en copie (prendre à témoins) toutes les personnes possédant un e-mail afin qu'elles suivent nos débats. Ce principe peut amplifier les conflits entre deux personnes. Le style utilisé avec la messagerie est souvent laconique et lapidaire, pouvant même être perçu comme une agression. La parole dans ce contexte permet de : - s’assurer que l’on a été lu et compris, - dialoguer pour limiter les conflits.
Plan de communication pour un mail : Passé : rappel des faits, Présent : situation présente, Futur : conséquence, Formule de politesse : cordialement ou bien cordialement.
Style : Plus la phrase sera courte plus le ton sera sec (surtout si l’impératif est utilisé) Plus la phrase sera longue, plus le ton sera aimable (surtout si le conditionnel est utilisé).

Voir la bureautique autrement

Une des pistes pour réduire ses coûts est d’envisager de changer de suite bureautique. Aujourd’hui, la suite bureautique Ms Office est devenu un standard avec les logiciels (Word, Excel et PowerPoint) pour les sociétés. Ce quasi monopole de la société de Redmond, Microsoft, peut-être contourné avec l’arrivée de la suite OpenOffice depuis 2002. Elle a été développée en « open source » par la communauté de programmeurs « OpenOffice.org » largement sponsorisée par la société Sun. L’avantage principal de cette suite est économique puisqu’elle est disponible gratuitement. En terme de fonctionnalité, la suite OpenOffice offre les même logiciels que Microsoft (tableur, traitement de texte, …) avec en plus la possibilité de créer des fichiers au format PDF sans outil supplémentaire. Son ergonomie est très proche de celle de Word et d’Excel ce qui ne devrait pas trop changer les habites de travail des utilisateurs pour son intégration dans une société. Concernant la compatibilité entre les deux suites, elle est presque totale si vous n’utilisez pas les macros et certaines fonctions comme la protection des feuilles par mot de passe.
OpenOffice répond à l’ensemble de nos besoins courant en terme bureautique mais il faut noter quand même quelques inconvénients : - Lenteur au démarrage, - Logiciel plus gourmand en terme de mémoire.
Au final, les entreprises ont tout à gagner à passer à OpenOffice car cette suite à un avantage de poids : le prix, avec une qualité de fonctionnement comparable à Microsoft.
Par contre, je pense qu’il n’est pas nécessaire de passer de l’un à l’autre de manière brutale mais de le faire de manière progressive. Pour l’acquisition ou le changement de licence, il faut se poser la question OpenOffice. La compatibilité entre les fichiers n’est pas totale et dans un monde où nous échangeons de plus en plus d’informations au travers de ces outils, il faut être conscient de cet inconvénient. Il faut également avoir à l’esprit que la plupart des utilisateurs (environ 80%) utilisent 20% des fonctions de la suite bureautique.
PS : vous trouverez ci-dessous de manière indicative les coûts des licences de Ms Office (www.lesnumériques.com):
Microsoft Office Edition Etudiants, Enseignants et Elèves Word, Excel, Outlook et PowerPoint 160 €
Microsoft Office 2003 Edition Basique (Standard) Word, Excel, Outlook et PowerPoint Version complète : 500 € Version OEM : 265 €
Microsoft Office PME Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Publisher Version complète : 390 € Version OEM : 330 €
Microsoft Office Professionnel Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Access et Publisher Version complète : 710 € Version OEM : 380 €