Comment réduire ses coûts ?

La question revient sans cesse. Nos entreprises nous demandent toujours de trouver des idées pour réduire la facture. Et avec la crise, ce phénomène s’amplifie.

L’une des pistes possibles pour réduire ses coûts de fonctionnent est l’automatisation de tâches soit à l’aide d’outil, soit par des procédures. Nous réalisons tous des tâches répétitives sans pour autant réfléchir à la façon de les réaliser de manière automatique pour gagner en temps et pour éviter d’éventuelles erreurs. En général, ce sont des tâches qui nous demandent peu de temps et nous préférons les faire plutôt que d’investir du temps à les automatiser. Sauf que ces tâches perturbent notre travail (interruption) et sont génératrices d’erreurs (la plupart des erreurs sont humaines). Il est fort probable que 80% de vos activités au sein de votre service soient des tâches de routine ou des réponses standards à des demandes récurrentes. Tout le potentiel est là.

Le traitement des erreurs peut également être automatisé. Quand la même erreur s’est reproduite trois fois, nous devons créer une procédure pour la résoudre. Cela évite de se reposer, à nous ou à d’autres, les mêmes questions pour trouver la solution. Ce principe est le même pour des demandes d’information.

La cause principale des problèmes que nous rencontrons est souvent l'absence de cadre ou un manque dans un processus. Pour trouver la raison d'être d’un problème, vous pouvez utiliser la méthode des « 5 Pourquoi » :

Exemple de Wikipedia : Ma voiture ne démarre pas (le problème)

1. Pourquoi ? - La batterie n'est pas chargée.
2. Pourquoi (la batterie n'est-elle pas chargée) ? - L'alternateur ne fonctionne pas.
3. Pourquoi (...) ? - La courroie de l'alternateur est cassée.
4. Pourquoi ? - J'ai dépassé la durée préconisée par le constructeur et la courroie était usée.
5. Pourquoi ? - Je n'ai pas respecté les préconisations du constructeur (la cause première).

Une fois le problème analysé, vous devez faire en sorte qu’il ne se reproduise pas. L’investissement (humain et financier) pour résoudre le problème doit être lié et proportionnel à ses conséquences : Conséquence faible => investissement faible / conséquence importante => investissement important.

« Lorsqu’une erreur survient, la faute nous revient de l’avoir rendue si facile à commettre. » Lean Startup