Optimisation des coûts d’impressions

Avant de parler d’optimisation des coûts, il faudrait savoir ce que les travaux d’impressions coûtent à son entreprise.
Des études montrent que 40% des Directeurs financiers avouent ne pas suivre ce poste.
Pourtant, cette charge augmente tous les ans de manière significative. Le coût d’impression peut aller de 1% à 3% du CA d’une entreprise. L’impression bureautique représente 20% de ce coût (imprimante, copieur et fax).

Par exemple, le coût d’une page couleur éditée sur une imprimante Laser :
- Pour un volume d’impression de 3 000 pages en couleur par mois avec un taux de couverture de 20 % , le coût unitaire revient entre 0,15 et 0,45 euros.
- Pour un volume d’impression de 3 000 pages en couleur par mois avec un taux de couverture de 45 % , le coût unitaire revient entre 0,25 et 0,50 euros.

NB : Pour estimer avantageusement la durée de vie de leurs consommables, les constructeurs se réfèrent à l’impression d’un page A4 avec un taux de couverture limité à 5 %.

Quelques chiffres :
Les entreprises françaises dépensent 400 millions d’euros en coût d’impression, soit l’équivalent de 1,2 million d’arbres. Le "zéro" papier n’est pas pour demain.
En moyenne, les entreprises impriment 35 pages par personne et par jour. 24% de ces pages vont directement à la poubelle.
Une page sur six imprimée sur le lieu de travail n’est jamais utilisée
7 personnes sur 10 déclarent utiliser l’imprimante du bureau pour imprimer leurs documents personnels.

Mener à bien un projet d'optimisation d'un parc et/ou de réduction des coûts d'impression nécessite de parfaitement connaître la situation existante et d'en tirer des voies d'optimisation.

Audit du parc
- Etat du parc (imprimantes, photocopieurs, fax et scanners)
o Localisation,
o Date d’installation
o Coût (amortissement, coût page, maintenance, …)
- Volume et coût des consommables,
- Volume et coût du papier utilisé.

Une fois la situation connue, vous allez pouvoir trouver des axes d’amélioration. Je vous livre ici quelques pistes à suivre :
- Sensibiliser ses collaborateurs,
- Dématérialisation du support papier,
- Mutualisation des équipements,
- Mise en place d’indicateurs de contrôle.

Sensibiliser ses collaborateurs :
En vous appuyant sur votre audit et des chiffres tirés d’étude (voir paragraphe «quelques chiffres ») , vous allez pouvoir communiquer et sensibiliser vos collègues ainsi que votre direction au moyen de quelques chiffres édifiants pour montrer l’augmentation des coûts d’impression (voir du gâchis réalisé).


Dématérialisation du support papier:
La dématérialisation permet de réduire le volume de documents imprimés. Les processus pouvant rentrer dans cette démarche sont :
- Factures fournisseurs,
- Notes de frais,
- Mise en place de Workflow pour processus de validation
- Gestion des dossiers clients
- L’archivage

Documents Durée de conservation
Comptable
Livret et registre comptable 10 ans
Bilans et compte de résultat 10 ans
Factures clients et fournisseurs 10 ans
TVA 10 ans
Justificatifs 10 ans
Bulletins de salaire 30 ans
Documents commerciaux
Correspondances commerciale 10 ans
Dossier clients 10 ans
Contrat commerciaux 10 ans
Accords industriels 10 ans
Commandes clients et fournisseurs 10 ans
Documents sociaux
Convocations, feuilles de présence 30 ans
Rapports du gérant et du conseil
d’administration 30 ans
Rapports des commissaires aux comptes 30 ans

Mutualisation des équipements :
Le taux d’équipement moyen en 2005 était d’un « appareil d’impressions » pour deux personnes. De manière raisonnable, le taux d’équipement peut être réduit sans dégrader la qualité de service.
Pour cela, il faut déterminer :
- Le nombre d'imprimantes nécessaires en fonction du besoin (le coût d'une impression couleur est 10 fois plus cher que celui d’impression noir et blanc),
- La sélection et l'emplacement de produits productifs et adaptés,
- La distance d'accès "optimale" pour les utilisateurs.

Mise en place d’indicateurs de contrôle :
Toutes les actions mises en place doivent faire l’objet de contrôles pour connaître leur impact et leur efficacité. De même, la mise en place de règles d’utilisation permet de réduire la facture. Grâce à l’installation d’un logiciel de gestion des impressions, vous allez définir un cadre dans lequel les utilisateurs devront s’intégrer. De plus, ces outils sont également capables de montrer avec précision des mesures qui bluffent : avant chaque impression, votre ordinateur affiche un bilan financier… et écologique (avec le volume d’eau polluée, l’énergie consommée et les arbres abattus).

Comme tout projet, il convient d’accompagner les utilisateurs à ces changements.
« Qui dit changement dit perturbation et peut-être risques de baisse de productivité » André Citroën