Attention cet outil est dangereux

Le courrier électronique est un outil formidable mais il est la plupart du temps mal utilisé.
Il sert de support de communication et d'information comme la lettre et la note d'information papier. Par contre, sa facilité d'utilisation et sa rapidité qui sont des avantages considérables par rapport à une lettre manuscrite, entraînent des dérives de nos communications.
Combien de mails recevons-nous tous les jours sans objet, en caractères gras et en majuscules ou encoure en rouge avec une foule de personnes en copie ?
Un grand nombre de mails nous agresse tous les jours et la seule réponse que nous ayons, est de faire la même chose (répondre en utilisant le même procédé ...)

Essayons de changer cela : 6 commandements

- Tu ne blameras pas :
La critique ne sert à rien. Elle met votre interlocuteur sur la défensive et blesse son amour-propre pour engendrer de la rancune. Dans 99% des cas, l'être humain se juge innocent, quelle que soit l'énormité de sa faute. La personne critiquée va se justifier et vous répondre de la même manière.
"La critique est comme le pigeon voyageur : elle revient toujours à son point de départ." Dale Carnegie.
Au lieu de blamer, il préférable d'essayer de comprendre et de découvrir les raisons de celui qui nous juge sévèrement.

- Tu t'organiseras :
Avec le volume de mails que nous recevons chaque jour, nous pouvons nous sentir débordé ou encore noyé sous les informations. Comment faire pour ne pas les subir ?
Une première idée est de traiter ces mails en blocs 2 à 3 fois par jour plutôt qu'en fonction de son arrivée. Un mail n'est jamais urgent et s'il l'était, il serait suivi d'un coup de téléphone.
L'autre idée à développer est celle des deux minutes. Vous pouvez traiter immédiatement tous les mails qui ne vous demandent pas plus de deux minutes ...
Pour les autres, ils rentreront dans vos tâches à réaliser.

- Tu n'inonderas pas la terre entière :
Il ne sert à rien d'envoyer un mail à 30 destinataires, si trois personnes sont concernées.

- Tu ne te protégeras pas :
La plupart des mails sont envoyés avec une ou plusieurs personnes en copie dont le supérieur hierarchique pour s"éxonrer de sa responsabilité". Soit vous êtes responsable , soit vous ne l'êtes pas.

- Tu respecteras les règles du bon usage "Netiquette" :
La netiquette (contraction des mots "Net" et "ethique") représente l'ensemble des régles du bon usage sur internet afin de respecter les autres et être respecté.
* Indiquer clairement le sujet du message dans la zone objet
* N'envoyer le courrier qu'aux personnes concernées
* Etre bref et bien situer le contexte du message
* S'il faut attacher un document, pensez aux destinataires (taille et type de document)
* Restreindre l'utilisation des caractères en majuscule
* Prendre le temps de relire votre message en commençant par le bas et en remontant vers le haut
* S'assurer de bien s'identifier et de laisser vos coordonnées à la fin du message
* Eviter d'imprimer vos messages
* Respecter la confidentialité des messages reçus

- Tu attendras 24h avant de répondre à un message agressif :
Il ne sert à rien de répondre du tac au tac à un mail qui nous agresse. Nous le regrettons souvent par la suite. Rappelez-vous du premier commandement.

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