La corvée du budget

Tous les ans, nous avons à établir un budget pour l'année suivante qui nous servira de base et de guide. Au lieu de le préparer ponctuellement pendant quelques semaines avant la date de l'arbitrage budgétaire avec mon supérieur, je le prépare tout le long de l'année.

Avant de détailler mon mode de fonctionnement, il faut distinguer les dépenses récurrentes (fonctionnement) et les dépenses ponctuelles (investissement). Par contre, les investissements d'aujourd'hui seront les dépenses récurrentes de demain (exemple : maintenance logiciel ou matériel, de personnel, etc).

Je commence toujours par les investissements car ils ont comme précisé plus haut un impact sur le fonctionnement. En début d'année, j'ouvre un nouveau dossier pour noter toutes les demandes qui me sont faites au cours de l'année. Par la suite, il m'est facile de demander des devis auprès de mes différents partenaires pour obtenir une enveloppe budgétaire. Par précaution, j'ajoute toujours 20% au montant (ou je prends le montant TTC). Pour le parc informatique, je prévois de remplacer le parc tous les 4 ans soit 25%.

Pour les dépenses de fonctionnement, j'enregistre toutes les factures en fonction de clefs dont une me servant de répartition budgétaire (exemple : maintenance matériel, maintenance logiciel, utilisation, telecom, ...). Après, il faut ajouter les amortissements (dont ceux des investissementsde l'année). Comme tous les investissements ne seront pas réalisés en début d'exercice, je prends en considération 6 mois d'amortissement. De même, il faut ajouter les salaires en pensant aux primes éventuelles et aux augmentations (exemple : NAO Négociation Annuelle Obligatoire).

Voilà. Ce mode de fonctionnement m'a permis de sortir un budget en 2 heures au lieu de plusieurs jours (voir de semaines).