Comment respecter les délais sur un projet ?

Un projet est destiné à réaliser un objectif en respectant le triptyque Coût-Délai-Qualité mais le problème le plus souvent rencontré lors de la réalisation est le dépassement des délais.

L’une des solutions est d’intégrer une marge de sécurité supplémentaire dans l’estimation de charges pour palier aux incertitudes ou encore de faire des compromis sur le contenu (moins de fonctionnalités = délai plus court). Malgré ces solutions, il y a toujours autant de projets en dépassement de délais.

De plus, quand nous estimons les charges de chaque tâche, nous incluons déjà des marges de sécurité et plus il y a de niveau d’estimation, plus la marge est importante.
Le développeur donnera son estimation avec une marge et le chef de projet rajoutera également sa propre marge. La norme en la matière est souvent de 200%.

Alors, est-ce que la solution existe ?

Nous pouvons examiner les différentes causes de ces dépassements :
- Syndrome de l’étudiant (nous avons le temps) ou la loi parkinson (le temps prévu sera consommé),
- Le multitâche : plus nous jonglons avec plusieurs tâches, moins nous serons performants,
- Les dépendances entres les tâches : tout retard sur le chemin critique (1) entraînera un retard du projet.

Nous pouvons également constater que les retards se répercutent alors que les avances sont perdues.

L’idée de Eliyahu M. Goldratt est d’insérer les marges de sécurité qu’il appelle « Tampon » à des endroits précis dans le chemin du projet. Il définit différents types de « Tampon » :
- Tampon projet : insérer en fin de chemin critique,
- Tampon auxiliaire : insérer entre la fin du chemin de tâches non critiques et l’intersection du chemin critique,
- Tampon ressource : principe d’information pour obtenir la ressource au bon moment sur le projet.

Pour constituer les tampons projet et auxiliaires, il faut retirer de chaque tâches les marges de sécurité pour les affecter aux tampons. Les marges de sécurité permettent de palier aux incertitudes (contre temps, difficulté non prévue) au cours du projet. Par contre, seulement certaines tâches subiront des aléas ainsi nous conserverons une avance.

Exemple tampon projet :
Tâches < ---- 1 ---- > < -- 2 -- > < ----- 3 ----- > < -- 4 -- >
< -- 1 -- > < - 2 - > < -- 3 -- > < - 4 - > < ---- TP ---- >

Exemple tampon projet :
Informer la ressource du début de la tâche 10 jours avant, puis 3 jours avant et enfin 1 jour avant. Ainsi la ressource pourra plus facilement se rendre disponible au bon moment et il sera informé d’un décalage éventuel.

Les changements préconisés par Mr Goldratt sont :
- Convaincre les diverse ressources de diminuer leur estimation de temps,
- Elimer les jalons (2),
- Rendre compte fréquemment du temps nécessaire pour finir la tâche.

Pour suivre le bon déroulement du projet, il nous faudra surveiller les tâches suivantes :
- Taches qui réduisent le tampon projet,
- les tâches qui consomment les tampons auxiliaires mais pas encore le tampon projet.

Ces principes viennent de la Théorie des contraintes (TOC) dont l’un des principes dit : « la somme des optimums locaux n’est pas l’optimum global ». La contrainte dans un projet est le chemin critique (tout retard sur ce chemin entraîne un retard du projet). Il faut donc le protéger des aléas et ne pas gaspiller son temps. La marge de sécurité doit être placée non pas sur chaque tâche mais là où elle est la plus utile : c’est-à-dire à la fin du chemin critique.

«Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait.» Peter Drucker

(1) Définition Chemin critique : Succession de tâches enclenchées entre elles sans marge depuis le démarrage jusqu’à la fin d’un projet. Tout retard sur une des tâches situées sur chemin critique compromet le délai final du projet.
(2) Définition jalon : point de repère dans le déroulement d’un projet