Comment réduire ses coûts ?

La question revient sans cesse. Nos entreprises nous demandent toujours de trouver des idées pour réduire la facture. Et avec la crise, ce phénomène s’amplifie.

L’une des pistes possibles pour réduire ses coûts de fonctionnent est l’automatisation de tâches soit à l’aide d’outil, soit par des procédures. Nous réalisons tous des tâches répétitives sans pour autant réfléchir à la façon de les réaliser de manière automatique pour gagner en temps et pour éviter d’éventuelles erreurs. En général, ce sont des tâches qui nous demandent peu de temps et nous préférons les faire plutôt que d’investir du temps à les automatiser. Sauf que ces tâches perturbent notre travail (interruption) et sont génératrices d’erreurs (la plupart des erreurs sont humaines). Il est fort probable que 80% de vos activités au sein de votre service soient des tâches de routine ou des réponses standards à des demandes récurrentes. Tout le potentiel est là.

Le traitement des erreurs peut également être automatisé. Quand la même erreur s’est reproduite trois fois, nous devons créer une procédure pour la résoudre. Cela évite de se reposer, à nous ou à d’autres, les mêmes questions pour trouver la solution. Ce principe est le même pour des demandes d’information.

La cause principale des problèmes que nous rencontrons est souvent l'absence de cadre ou un manque dans un processus. Pour trouver la raison d'être d’un problème, vous pouvez utiliser la méthode des « 5 Pourquoi » :

Exemple de Wikipedia : Ma voiture ne démarre pas (le problème)

1. Pourquoi ? - La batterie n'est pas chargée.
2. Pourquoi (la batterie n'est-elle pas chargée) ? - L'alternateur ne fonctionne pas.
3. Pourquoi (...) ? - La courroie de l'alternateur est cassée.
4. Pourquoi ? - J'ai dépassé la durée préconisée par le constructeur et la courroie était usée.
5. Pourquoi ? - Je n'ai pas respecté les préconisations du constructeur (la cause première).

Une fois le problème analysé, vous devez faire en sorte qu’il ne se reproduise pas. L’investissement (humain et financier) pour résoudre le problème doit être lié et proportionnel à ses conséquences : Conséquence faible => investissement faible / conséquence importante => investissement important.

« Lorsqu’une erreur survient, la faute nous revient de l’avoir rendue si facile à commettre. » Lean Startup

Est que l’Expérience est une bonne chose ?

A première vue, nous pourrions dire qu’effectivement l’expérience est une bonne chose pour les entreprises. Elle est la connaissance acquise par la pratique d’une activité.

D’ailleurs, les entreprises recherchent principalement des personnes expérimentées lors des recrutements. De cette manière, l’investissement d’intégration et de formation du nouveau collaborateur est faible. L’entreprise peut profiter pleinement du savoir de la nouvelle recrue.

En revanche, une personne avec une forte expérience peut également être un frein au changement. Elle pourrait vouloir garder ses acquis pour garder ce capital. En effet, si l’expérience est le savoir d’une activité et que nous changeons les paramètres de cette activité, nous revenons à phase d’apprentissage pour développer une nouvelle expérience. Pour tirer profit de cette nouvelle expérience, il ne suffit pas de vivre cette phase d’apprentissage, nous devons en tirer des leçons sur les échecs et les réussites.

Dans le monde actuel où les choses changent rapidement, nous avons besoin de personnes qui s’adaptent rapidement à l’environnement et dont l'expérience n’est pas statique mais dynamique. Pour recruter une personne, nous devrions prendre en considération et étudier ses expériences plutôt que son expérience. De même, l’expérience est tournée vers le passé alors que nous devons agir maintenant pour demain. L’expérience ne veut pas dire grand-chose en soi car tout s’apprend. Nous devrions nous intéresser aux personnes qui sont prêtes à faire des expériences et qui sont motivées pour relever de nouveaux challenges.

"Wall Street est très embêté lorsque nous baissons les prix de nos produits ou investissons lourdement dans l'avenir. Alors nous leur disons : N'achetez pas nos actions ! Achetez plutôt nos produits et profitez de nos investissements. Si nous prenons soin de nos clients, les actions prendront soin d'elle-mêmes sur le long terme." Jeff Bezos

Comment visualiser votre portefeuille de projets ?

Voilà deux exemples qui me semblent intéressants pour obtenir une vue d'ensemble et pertinente de votre portefeuille de projets. Vous pouvez classer en fonction de ces critères vos projets pour vous aider à prendre des décisions.

"Les choses qu'on craint le plus dans les organisations : les changements, les turbulences, les déséquilibres, sont les sources primaires de créativité." Magaret J. Wheathly

Comment développer votre activité de services ?

Quand je travaillais dans une grande société de services, nos managers nous demandaient de « foisonner » chez nos clients. Pour eux, le foisonnement voulait dire augmenter les activités de prestation chez les clients. Ainsi, il est sans doute bon d'être à l'écoute, d'être attentif aux projets et aux plans de vos clients pour imaginer comment votre société pourrait apporter son savoir-faire pour rendre ses projets plus efficaces.

Le meilleur moyen pour avoir ces informations est d'être au cœur du système. Le PMO (Project Management Office) est la fonction d'une DSI qui gère le portefeuille des projets et les processus liés à la gestion de projet.

Si vous voulez développer vos activités chez un client, c'est la prestation à décrocher en premier pour foisonner car les PMO sont au courant de tout. Ils connaissent les projets en difficulté, les manques de ressources et leur profil et les problèmes d’organisation d’une DSI. En revanche, le foisonnement devra se faire de manière intelligente et dans l’optique de l’intérêt du client.

Les entreprises demandent à leur DSI d’en faire toujours plus avec des ressources limitées. Le PMO peut aider les DSI à mieux gérer les projets en optimisant le portefeuille de projets. Il est donc important de prospecter et décrocher ce type de prestation.

"Si un homme ne fait que ce qu'on lui demande, c'est un esclave ! A partir du moment où il en fait plus, il est un homme libre !" A.W. Robertson

Les démarches administratives sont un frein à l'avancement des projets

En théorie, les projets ont un mode de fonctionnement spécifique par rapport aux procédures de l'entreprise. Une fois le projet lancé et son budget validé, il possède sa propre gouvernance et son mode de fonctionnement. Il est devenu une petite entreprise temporaire pour atteindre son objectif.

Si au cours du projet, il y a une dérive budgétaire au-delà de la limite fixée au démarrage, le chef de projet devra justifier et argumenter à propos de cette dérive dans le cadre des procédures classiques de l'entreprise.

Malheureusement, je constate souvent que les projets ne fonctionnent pas toujours de cette manière. Les chefs de projet sont contraints de suivre les procédures administratives de l'entreprise, perdant ainsi leur autonomie et leur agilité de fonctionnement.

L'un des intérêts des projets est de pouvoir de sortir de la complexité administrative des grosses structures pour gagner en efficacité.

Si le chef de projet est obligé d'obtenir la validation de trois personnes pour engager une dépense alors que cette même dépense était prévue dans le budget du projet qui avait été validée par ces mêmes personnes, nous avons un gaspillage de temps et d'énergie.

Pour que les projets fonctionnent et réussissent, ils ont besoin de travailler comme une petite entreprise (temporaire) sous contrainte de délai, de coût et d'exigence.

"Chaque fois que vous vous retrouvez du coté de la majorité, il est temps de vous arrêter et de réfléchir." Mark Twain

Dictionnaire sur les théories de management

Grâce à ce site vous serez incollable sur les différentes théories de management : Value based Management

Je vous conseille de mettre ce site en  "Marque-pages" ou dans vos favoris car il pourrait vous aider.

"Bien faire une chose sans importance ne la rend pas importante." Timothy Ferriss

Lancement de l’enquête 2012 de l’Observatoire des Projets

Le questionnaire de la troisième édition de l’enquête annuelle de l’Observatoire des Projets sur l’état des projets de transformation en France est accessible en ligne.

L’« Observatoire des projets stratégiques » a été lancé en 2010 par Daylight, cabinet de conseil en ingénierie organisationnelle, l’ENSIIE, grande école d’ingénieurs spécialisée en informatique et l’IAE Lille, première formation en France à avoir lancé le management par projets en partenariat avec Adeli, le Club des MOA, l’itSMF France et le PMI Ile-de-France. Il a pour ambition non seulement de dresser un état des lieux périodique, quantitatif et précis des projets de transformation en France, mais également d’établir et de déterminer la contribution des facteurs structurels en terme d’organisation à la maîtrise et réussite des projets.

Concrètement, les experts de l’Observatoire des Projets ont mis en place une série d’une trentaine de questions pour étudier le niveau de réussite et de maîtrise des projets (respect des délais, des budgets, etc.) et de comprendre sa corrélation avec les moyens que les entreprises déploient à cette fin (référentiels méthodologiques, capitalisation, organisation, etc.).

Les données collectées l’année dernière ont fait apparaitre un taux  inquiétant d’échec et de dérapage sur les projets. Si 47% des sondés estimaient que plus de la moitié de leurs projets réussissaient, ils étaient près de 26% à déclarer que plus de la moitié de leurs projets dérapaient de plus de 15%  en termes de coûts, de délais ou de périmètre. Les chercheurs de l’Observatoire ont mis en évidence une forte association  entre les moyens mis en place  au niveau organisationnel (comme par exemple l’existence d’une phase de contractualisation, l’utilisation d’un référentiel), le niveau de maîtrise des projets et leur niveau de réussite (en savoir plus sur les résultats).

Les résultats de l’édition 2012 seront disponibles fin septembre 2012. En attendant vous pouvez contribuer à améliorer la connaissance sur l’état des projets en France en participant à l’édition 2012 de l’enquête de l’Observatoire des Projets.

Vos contacts

Dr Elie Kolakez  \  elie@observatoireprojets.org  \  01.41.98.66.27

Informations générales :
Tél: 33 (0)1 41 98 66 00  \  Fax: 33 (0)1 41 98 66 06

Les porteurs de l’Observatoire des projets :

Daylight est un cabinet de conseil en ingénierie organisationnelle. Depuis 1997, nous déployons des prestations d’expertise en management de et par projet, ainsi qu’en optimisation des processus. Nous nous sommes spécialisés au fil des ans dans la maitrise des projets stratégiques à forte composante organisationnelle et SI. Actuellement Daylight développe « Aurore », un programme de recherche sur ce sujet.

L'Ecole Nationale Supérieure d’Informatique pour l’Industrie et l’Entreprise forme des ingénieurs aux Sciences et Technologies de l'Information et de la Communication. Elle dispose d’un laboratoire de recherche rattaché au département STIC du CNRS. En 2006, l'ENSIIE a constitué avec l'Université d'Evry, Télécom & Management SudParis (ex INT), l'Ecole des Mines de Paris et le Genopole le pôle scientifique d'Evry Val de Seine (PSEVS).

 

L’IAE Lille est le pôle majeur de recherche et de formation au management pour tout le nord-ouest de la France. L’IAE Lille est la première formation supérieure à dispenser des formations autour du Management Par Projets.

 

La messagerie augmente notre stress au travail

Nous sommes de plus en plus connectés et liés à notre boite de messagerie. Le volume des emails que nous recevons augmente quotidiennement avec des informations plus ou moins importantes. Nous devons faire le tri entre les mails importants, urgents (de notre patron), ceux d'information et les autres, sans importance pour assumer notre travail. Tous ces éléments favorisent à augmenter notre stress au bureau.

Mais ce qui augmente considérablement notre stress, ce sont les « alertes ». Pour nous avertir que nous avons reçu du courrier ou un sms, nous avons paramétré des alertes sur nos outils de communication : vibreur sur notre smartphone, pop-pop sur notre messagerie, etc

Ce n'est pas tant le nombre de sollicitations qui nous stresse mais les alertes. Imaginez que vous travaillez sur un dossier important et qu'une personne rentre dans votre bureau à chaque message que vous recevez en vous disant « tu as reçu un nouveau message ». Vous allez vite devenir fou. Les alertes fonctionnent de la même manière.

Si vous souhaitez diminuer votre stress au travail, vous pouvez commencer par faire une cure d'alerte en déprogrammant toutes ces alertes et en consultant votre messagerie quand vous l'avez décidé. Si vous avez peur de louper un message important, ne vous inquiétez pas, vous recevrez toujours un coup de téléphone ou la visite d’une personne pour vous prévenir que vous avez reçu un message important : “tu as reçu mon message ou tu as lu mon message sur ... ?”.

"L'action n'apporte pas toujours le bonheur, sans doute, mais il n'y a pas de bonheur sans action." Benjamin Disraeli

Le "début de la fin" de la DSI

Allons-nous assister, dans les prochains mois ou les prochaines années, à une mutation des Directions système d'information telle que nous les connaissons actuellement ?

Aujourd'hui, en moyenne, 70% du budget d'une DSI est consacré à la maintenance de son infrastructure au sens large, comprenant les applicatifs et les matériels. Nous pouvons également ajouter que 50% des pannes informatiques proviennent des mises à jour de ces infrastructures. La situation n'est pas satisfaisante.

Avec 30% de leur budget, les DSI ont de réelles difficultés pour innover et suivre les besoins des directions métiers.

De plus, les utilisateurs sont sans pitié vis-à-vis de leur DSI, ce qui est sûrement dû à des années d'arrogance des informaticiens envers leurs utilisateurs. Une étude annuelle réalisée aux Etats-Unis par CareerBliss nous informe qu'en 2011, le DSI est la fonction la plus haïe dans l'entreprise (source 01Net). Il existe un vrai décalage et un retard certain des entreprises en matière numérique par rapport aux collaborateurs dans leur sphère privée (vitesse du réseau, outils utilisés, matériels utilisés). D'un coté, nous avons une informatique rigide et archaïque et de l'autre, nous avons une informatique conviviale et agréable.

La gestion du système d'information va-t-elle suivre le modèle de la SNCF et d'EDF ? Ces sociétés, pour différentes raisons, ont été obligées de scinder en deux leur entreprise, avec d'un coté la commercialisation et de l'autre la gestion de l’infrastructure.

Plusieurs options sont envisageables pour les années à venir. La généralisation de l'externalisation de la gestion des infrastructures avec le développement du « Cloud » et une DSI qui se repositionne aux cotés des métiers en gardant un rôle d'innovateur.

Ou, les DSI redeviennent des Directeurs informatique gérants l'infrastructure technique de l'entreprise et laissant les métiers gérer l’innovation.

Age moyen des utilisateurs de reseaux sociaux

L'âge moyen des utilisateurs des réseaux sociaux est de 35 (source : 2011)


"Beaucoup de faux-pas ont été faits en restant immobile." Proverbe dans un bonbon

IT for Business Forum (2ème édition) : événement organisé par NextRadioTV

De retour de Deauville après trois jours passés à l'IT for Business Forum, je vous fais partager mes impressions sur cet évènement.

L'organisation était de grande qualité et d'ailleurs heureusement car le Forum, destiné aux chefs d'entreprise, avait pour thème central «Comment gouverner l'innovation technologique de votre entreprise ? ». 

Les interventions étaient de deux types : exposés et tables rondes.

Technologie oblige, une application mobile était disponible pour que les participants puissent échanger des commentaires ou poser des questions lors des interventions. Même si l'application était de grande qualité (enfin je ne peux pas le dire car je n'ai pas réussi à me connecter avec mon BlackBerry), je pense que la traditionnelle séance de questions a manqué à la fin des exposés. Je ne suis pas certain que les chefs d'entreprise sont tous habitués à « tweeter ». D'ailleurs, les commentaires provenaient toujours des mêmes personnes, sûrement aguerries à l'usage des réseaux sociaux.

Les intervenants étaient des experts, et certains étaient même des invités de marque :

Alain Bénichou Président d'IBM France, Eric Boustouller Président de Microsoft France, Thierry Breton Président d'ATOS, Michel Gardel Vice-Président Toyota Europe, etc.

 - Julie Meyer : Fondatrice et PDG d'Ariadne Capital -

Pour les interventions, le seul point négatif que j'ai pu noter est l'usage -encore et toujours- de termes techniques non expliqués. Et parce que ce forum s'adressait aux chefs d'entreprise (qui ne sont pas des anciens DSI, très peu de DSI deviennent des PDG mais cela existe (1)), je pense que plus de pédagogie sur certains sujets aurait été bénéfique.

Pour les interventions en anglais, une traduction instantanée était proposée.

L'intérêt de cet évènement est de passer un minimum de temps (2 jours et demi) pour obtenir les informations nécessaires et tout savoir sur les tendances dans le domaine du numérique, pour son entreprise et pour les clients.

Même si je n'ai pas participé aux différents repas, ils permettaient sûrement aux participants d'échanger et de débattre sur les différents thèmes abordés.

Maintenant, je vous livre en synthèse quelques thèmes que j'ai pu retenir de cet évènement. Ils feront certainement l'objet de billets postés sur « Autour du système d'information » :

• Le développement extraordinaire de la mobilité, du m-commerce (le commerce sur les mobiles) qui engendre de nouveaux usages et de nouveaux modèles économiques
• Le deuxième souffle du e-commerce avec l'achat de produits "contre-intuitifs" (exemple : meubles, chaussures, etc)
• Le développement d'un nouveau marketing, plus segmenté, utilisant la connaissance de ses clients et l'or bleu des données «BigData»
• L'impact du développement des réseaux sociaux qui cannibalise les autres modes de communication (téléphone, mails, sms, etc)
• Le retard en équipement numérique des entreprises par rapport à celui des particuliers
• La guerre du numérique avec l'intelligence numérique ou plutôt le renseignement et le piratage
• Développer la coopération et la collaboration à l'intérieur et l’extérieur de l'entreprise pour développer l'innovation, moteur de croissance
• Les nouveaux risques liés à la suppression des frontières entre le privé et le professionnel (exemple : divulgation des résultats aux élections avant l'heure autorisée)

En résumé, c'était vraiment l'événement à ne pas louper... 

 - La plage de Deauville -

(1) : David Bernauer – Walgreens / Bruce Giesbrecht – Hollywood Entertainment

La théorie des 1%.

Cette théorie fait référence -par son nom « 1% » - aux personnes qui créent du contenu sur Internet. 10% vont interagir et proposer des améliorations sur ce contenu et 89% des personnes ne feront que lire sans agir (exemple Wikipédia).

Cette théorie peut également être utilisée dans d'autres domaines comme le développement personnel ou le monde du travail. Dans votre entreprise, les leaders représenteront les 1%. Ils seront suivis par leur communauté, les 10%. Les autres observeront de loin sans s'engager.

Et il existe également une quatrième catégorie de personnes : "les négatifs". En générale, ils représentent 3% des personnes mais ils sont souvent très virulents. Ils monopolisent la parole, ils sont toujours critiques par rapport à la nouveauté ou au changement et ils prônent le status-quo.

D'un coté, nous avons 11% des personnes qui créent de la valeur et de l'autre, nous avons 3% des personnes qui en détruisent.

Vous allez me dire que la différence est positive et vous aurez en effet raison. Malheureusement et dans la plupart des cas, les 3% détruisent plus de valeur que peuvent en créer les 11%. Les 3% jouent sur la peur du changement pour influencer les 86% de personnes qui restent. Pour réussir dans leur quête du changement, les 11% doivent dépenser énormément d'énergie pour inverser la tendance et persuader les autres de leur vision.

L'opinion des 3% n'est cependant pas complètement négative (si elle ne tue pas, par sa virulence, la nouvelle idée avant même sa réalisation) car elle permet d'intégrer des points de vue différents pouvant apporter des compromis, voir des améliorations pour la suite.

On peut dire que les 1% voient le présent avec les yeux du futur, les 10% voient le futur avec les yeux du présent, les 86% regardent le présent et les 3% regardent le présent avec les yeux du passé...

Les réunions d'aujourd'hui

"Savoir et ne rien faire est pire que ne pas savoir." Thibault Vincent

Les solutions qui n'en sont pas

Les nouvelles applications sont formidables. Elles proposent de nouvelles fonctionnalités et éventuellement de nouvelles ergonomies et, mieux encore, elles sont principalement présentées comme la réponse à nos problèmes.

Par facilité et pour éviter de se remettre en question, nous avons tendance à penser qu'une nouvelle application pourra gommer nos problèmes. Les éditeurs de ces logiciels nous affirment également que leur nouvelle application est unique et nous permettra de réaliser des progrès énormes.

Nous sommes dans l'illusion car évidement, nos problèmes sont toujours présents. C'est comme mettre une couche de peintre sur un mur présentant des tâches d'humidité. C'est une solution temporaire car les tâches reviendront. La cause du problème n'a pas été éliminée.

Ces applications peuvent apporter une aide pour réaliser un changement, mais il faut d'abord s'attaquer aux véritables problèmes. Si nous ne le faisons pas, nous risquons de dégrader la situation. L'implémentation d'une nouvelle application engendre également des désagréments et si le problème de fond n'a pas été réglé auparavant, nous aurons comme résultat de la confusion, de l'inefficacité et la démoralisation des équipes.

Les applications sont ce que nous en faisons. Nous pouvons faire du traitement de texte avec un tableur et inversement.

Pour autant, nous n'aurons pas réglé le problème originel et répondu à notre besoin efficacement.

"Il n'y a pas d'idées brillantes, il n'y a que des exécutions brillantes." Startup WeekEnd

Syndrome de l'étudiant

Syndrome de l’étudiant (nous avons le temps) ou la loi parkinson (le temps prévu sera consommé)


"L'homme est risquophobe, il n'est pas systématiquement rationnel. Il est même émotionnel et intuitif. Il y a donc une variable d'irrationnel à introduire dans les prévisions." Daniel Kahneman - Psychologue (prix Nobel d'économie en 2002) Etonnant ! non

IT For Business Forum le 12, 13 et 14 Avril - Conférence

COMMENT GOUVERNER L’INNOVATION TECHNOLOGIQUE DE VOTRE ENTREPRISE ?

Les révolutions technologiques qui s’annoncent autour des réseaux sociaux, de la mobilité et de l'analytique appellent à une conception différente des organisations et des stratégies de développement, tenant compte d’une approche multi culturelle et plus que jamais mondialiste.

IT for BUSINESS FORUM fournit aux dirigeants toutes les clés pour comprendre les enjeux de la révolution numérique, afin de transformer leurs structures pour gagner en compétitivité et générer du business. Dans l’ancienne économie, la technologie a permis d’organiser les systèmes de production ; aujourd'hui, la technologie façonne en profondeur ce que nous sommes et ce que nous faisons.

Le programme IT for Business Forum

Des entreprises d’un genre nouveau – Livre

Quelques patrons d’entreprises, exaspérés par le fonctionnement classique des sociétés, ont développés des entreprises d’un genre nouveau : des entreprises libérées. Le fonctionnement classique des sociétés repose en grande partie sur des principes obsolètes qui, pour ces nouveaux patrons, ne sont plus adaptés au contexte et au développement des entreprises. 

Ces principes obsolètes sont :

- les contrôles : la méfiance des patrons vis-à-vis des salariés

- la motivation du personnel sur le principe de la carotte et du bâton

- le manque d’autonomie des salariés avec le développement des procédures

- le développement de la rationalisation au lieu de la croissance

Ces dirigeants ont inversé ces principes pour créer ou pour amener leur entreprise à employer une gestion plus humaine. Ils sont passés d’un fonctionnement du « Comment » à un fonctionnement du « Pourquoi » en donnant du sens et une ambition à leur équipe. Le fonctionnement du « Comment », c’est dire à ses collaborateurs comment ils doivent faire leur travail en partant "du haut vers le bas" de la hiérarchie. Les personnes qui font le travail au quotidien savent ce qu’il faut faire et comment améliorer les choses mais faut-il encore penser à le leur demander.

Dans ces sociétés, les salariés sont écoutés au lieu qu'on leur dise quoi faire. Ils sont traités avec équité et en tant qu'adulte responsable. L’esprit d’initiative et « d’entrepreneur » est développé pour que chacun retrouve du plaisir au travail.

Pour en savoir plus ces entreprises (Favi, Harley Davidson, IDEO, WL Gore and Associates, GSI, etc) et sur leurs pratiques révolutionnaires, je vous conseille de lire le livre « Liberté & Cie » de Brian M. Carney et Isaac Gets. Ce livre est passionnant grâce aux anecdotes qu'il recèle et agréable à lire. 

Sur le même sujet, vous pouvez également lire : "Les employés d’abord, les clients ensuite – comment renverser les règles du management" de Vineet Nayar

« Le bon principe est celui qui, en supprimant les contraintes et les exclusions, permet que chaque existant puisse s’épanouir à son gré. » François Julien

"Entreprenez !"... J’aime.

Oui, j'aime ce petit livre que j'ai découvert par hasard mais j’aime également la démarche que son auteur, Philippe Hayat, développe au travers de son association 100 000 entrepreneurs. L'objectif de cette association est de transmettre aux jeunes la culture d'entreprendre.

Trois exemples d’innovation - A réfléchir !

L’année dernière, en quête d'idées nouvelles, je suis allé sur un salon de la création d’entreprises. Au cours d’une conférence, trois entreprises présentaient leur nouvelle activité. Le point commun de ces trois entreprises est qu’elles se trouvaient sur un secteur d’activité en déclin.

- l’aménagement de cabines sur les paquebots

- la réalisation d’emballage en bois pour les produits de la mer

- la chaudronnerie et la tuyauterie pour l’aéronautique

Pour trouver un nouveau marché, les entreprises se sont fait assister par une agence de Design. Ces spécialistes sont partis de leurs compétences (savoir faire) pour trouver d’autres débouchés ou pour les amener à se diversifier. 

L’agence de Design leur a permis de réfléchir différemment, de voir leurs compétences sous un angle nouveau pour arriver à un changement d’activité. Ces changements ont permis à ces sociétés de sortir d’une impasse et certainement de sauver leur activité.

Le résultat est assez surprenant et très intéressant :

La société LG Eloa Concept spécialisée en aménagement de chambres de paquebots est devenue le leader de la construction de logement modulaire à base de conteneurs.

La société Blanchet spécialisée dans l’emballage en bois s’est diversifiée dans l’emballage ou la réalisation de cintre créatif.

La société de chaudronnerie assure quant à elle la réalisation de projet de cloisons de bureaux décoratifs en métal.

Malheureusement, nous ne pensons pas à faire appel aux professionnels du « design » pour diversifier nos activités car nous associons historiquement le « Design » au « Produit ». Aujourd’hui, les applications du Design sont très vastes et continuent à se développer. Par exemple, le Design de service est en pleine évolution. Il est basé sur la compréhension du comportement des usagers.

"Le design thinking change l'entreprise et la stratégie." Tim Brown 

Demande de conseils : Merci par avance pour votre aide

La semaine dernière, j’ai été sollicité par un jeune entrepreneur dans le domaine IT me demandant mon avis sur les offres de force de ventes supplétives (force de ventes externalisées).

Vous trouverez ci-dessous ma réponse mais je pense que vous pouvez également le conseiller pour lui apporter une vision plus large que la mienne par votre retour d’expérience de client ou d’entrepreneur.

« Bonjour,

Je suis heureux que mon recueil vous intéresse.

Concernant votre demande, je vous conseillerais dans un premier temps de réaliser vous-même les démarches pour développer votre entreprise. 

Même si vous n'avez pas la fibre commerciale, vous êtes certainement passionné par votre travail. D'ailleurs, vous avez déjà fait la promotion de votre idée pour votre banquier, de votre entreprise pour vos collaborateurs et vous pouvez également le faire pour vos futurs clients.

Certes, cela ne va pas toujours être facile mais de cette manière, vous allez maitriser vos actions et vos relations avec vos clients.

Pour vous aider ou vous accompagner, vous pouvez suivre une courte formation auprès d'un organisme spécialisé. Une autre idée serait de vous faire accompagner par un coach du domaine commercial (ou un retraité souhaitant aider un jeune entrepreneur) pour vous rassurer dans la démarche et vous apprendre les bonnes pratiques "en pratiquant". Vous pouvez également passer des partenariats avec d'autres entreprises ayant un service complémentaire au vôtre.

Le seul intérêt de sous-traiter l'activité commerciale, c'est d'élargir son carnet d'adresse et d'ouvrir les portes de certaines entreprises.

En espérant avoir répondu à votre demande »

La voix des utilisateurs - Support

Ce que veulent les utilisateurs :

- Une solution définitive à leur problème,
- Un traitement rapide,
- Un accueil attentif,
- Un suivi de leur demande et un retour d'information,
- Une communication de qualité.

Les 4 principales erreurs à éviter par les équipes du support :
- Ne pas respecter les engagements (délai et fiabilité),
- Ne pas être agréable,
- Ne pas écouter le problème de l'utilisateur,
- Ne pas s'occuper du problème.

"Progresser, c'est changer : les bonnes pratiques ne s'imposent pas d'emblée." Lionel Bellenger

Les contrôleurs sont aux pouvoirs

Les sociétés développent de plus en plus la culture de la méfiance vis-à-vis de leurs collaborateurs, au détriment de la responsabilité. Par exemple, pour contrôler que les employés ne passent pas leur temps sur Internet, de plus en  plus de sociétés mettent en place des outils de surveillance : il s'agit de s’assurer que leurs collaborateurs travaillent réellement sur leurs dossiers.

Il est vrai qu’en temps de crise, il faut "se serrer la ceinture". Dans ce contexte, le mot d’ordre est de contrôler chaque euro dépensé et de réduire les gaspillages. Pour ce faire, les sociétés multiplient les contrôles pour réduire les coûts. Mais à vouloir trop surveiller ses collaborateurs, l’entreprise déresponsabilise ses employés et elle émet un signal négatif ; les employés ressentent ce sentiment de méfiance.

Seulement, tous ces contrôles ont un coût ! Sont-ils vraiment efficaces pour l’entreprise, à la fois en terme financier et en terme de culture d’entreprise ? Sommes-nous obligés d’instaurer un contrôle ? Quelle est la réglementation ?

Prenons deux exemples classiques :

En général, les notes de frais doivent être validées par le responsable de service. Est-il nécessaire de rajouter un contrôle supplémentaire pour s’assurer que les normes sont respectées ? Le fait de rajouter ce contrôle supplémentaire va déresponsabiliser le responsable de service. A quoi sert sa validation ?

L’usage des réseaux sociaux dans les entreprises est souvent interdit pour éviter que les collaborateurs ne perdent leur temps sur ces outils. Sauf que tout le monde possède un smartphone sur lequel ces outils sont accessibles. Il serait alors sûrement plus efficace de contrôler le temps (le débordement) et le nombre des réunions ainsi que leur efficacité pour l’entreprise.

En ce qui me concerne, je suis persuadé que le développement excessif des contrôles internes au sein d’une société va à l’encontre de ses intérêts. 

Regarder les choses différement

"Regarder ce que les gens ne font pas et écouter ce qu'ils taisent."

Les bons développeurs sont-ils paresseux ?

Selon Larry Wall le concepteur du langage Perl, l’une des principales qualités du programmeur est la paresse (les deux autres sont l’impatience et l’orgueil).

« Je le savais ! Quand je les vois dans leur bureau, il ne pouvait pas en être autrement. »

Et bien, pas du tout, même si certains développeurs semblent nonchalants. Les développeurs ne sont pas fainéants mais paresseux.

En effet, il faut en revenir à la défiition classique de la paresse. Larry Wall définit la paresse comme la qualité qui vous pousse à faire de grands efforts pour réduire le total de vos dépenses d'énergie. C'est elle qui vous fait écrire des programmes qui font gagner du temps sans effort et que d'autres trouveront utiles, et c'est elle qui vous pousse à documenter ce que vous avez fait pour ne pas avoir à répondre à plein de questions.

En revanche, le fainéant aura tendance à éviter toute activité, à refuser tout effort.

Dans ce nouveau sens de la paresse, nous devrions tous tendre vers cette qualité. Nous devrions réfléchir sans cesse à "comment nous pourrions réduire le total des dépenses d’énergie". En d’autres termes, réfléchir pour travailler plus intelligemment à réaliser nos objectifs ou nos tâches ? 

"Le succès est inversement proportionnel à la somme de travail investi pour l'obtenir." Fred Grazton

Bref j’ai passé une nuit à l’hôtel

Après 4h de voiture et 4h de réunion, j’arrive à mon hôtel habituel pour passer la nuit

Le réceptionniste en me voyant, se trouve étonné.

Là je me dis qu’il y a une coquille.

Je le regarde, il me regarde

Il me dit :"vous n’avez pas de réservation et j’ai plus de chambre"

Bref j’ai zappé ma résa

Après un long silence (30 secondes), il me dit qu’il a peut être la solution mais il a besoin d’un peu de temps

Je lui dis OK et je me retrouve au resto de l’hôtel

Vous savez les restos d’hôtel où tout le monde mange seul à une table en s’observant les uns les autres

Bref un diner chiant

Le réceptionniste m’a trouvé une chambre d’un autre hôtel mais elle est particulière : une histoire de clef

Je reprends mes affaires et j’arrive à l’autre hôtel

Là le réceptionniste me regarde, je le regarde

Je lui dis que je viens de la part de l’autre hôtel.

Il me donne mon numéro de chambre en me disant que la porte ne ferme pas

Je me dis qu’il est 21h que je suis fatigué et que j’ai 4h de route pour retourner chez moi

Je lui dis OK

Arrivé dans la chambre, elle était effectivement ouverte mais il y avait également des affaires : sac de voyage, clef, etc

Je me dis que c’est la chambre du veilleur de nuit pour dormir la journée

Bref j’imagine des trucs

Je dépose mes affaires sans les défaire … et j’allume la télé

30 minutes plus tard

La porte s’ouvre et un mec entre ; il me regarde, je le regarde

Il me demande ce que je fais dans sa chambre

Silence, Silence, Silence – Il me regarde, je le regarde

Je lui dis que c’est une erreur et que je m’excuse en ramassant mes affaires

Bref je retourne à la case départ : sans chambre

Le réceptionniste désolé me propose une autre chambre

Là je m’étonne

J’arrive dans ma nouvelle chambre. Cette fois, elle ferme et il n’y a pas d’affaires qui traînent

Bref je peux me reposer

1h du matin, la chambre s’ouvre : un homme et deux femmes

Ils me regardent, je les regarde

Là je me dis, c’est quoi ce plan ?

Ils repartent en s’excusant

5 minutes plus tard, le téléphone sonne

C’est le réceptionniste : il me demande qui je suis

Là ça y est, je suis dans la 4^ème dimension

Bref j’ai passé une nuit à l’hôtel

Le lendemain, je viens pour payer ma chambre

Le prix est 30% plus cher et ils ne peuvent pas me donner une facture (problème informatique !)

Cette histoire est tirée de faits réels – toute ressemblance avec des personnes réelles ou ayant existé -à part moi- est une pure coïncidence...

Un peu de maths !

"Tous ensemble, nous sommes plus intelligents que chacun de nous individuellement." Tim Brown

Support - Synthèse du flux des tickets

"C'est lamentable ! Ça fait une heure que j'appuie sur la touche F1 pour avoir de l'aide, et personne n'est venu..." Anonyme

Avez-vous quelque chose à déclarer ?

"Pour avoir une bonne idée, il faut d'abord en avoir de nombreuses." Linus Pauling

Une équipe pour réussir vos projets.

Il y a quelques années, on souhaitait me confier la direction d'un projet dont l'objectif était le remplacement du système de gestion d'entrepôt. C'était un projet ambitieux car les contraintes étaient fortes. Avant d'accepter cette mission, je souhaitais fixer certaines conditions sur l'organisation du projet. Malheureusement, mes conditions n'ont pas été acceptées et le projet fut confié à un autre chef de projet.

Quelques mois après son démarrage, le projet a été suspendu puis arrêté.

Cette histoire permet d'illustrer deux choses :

·         vous pouvez et vous devez fixer des conditions sur la façon dont vous envisagez le projet pour qu'il soit une réussite. En revanche, il faudra assumer vos choix si le résultat n'est pas positif.

·         Les conditions d'organisation que je souhaitais mettre en œuvre pour se projet étaient la constitution d'une "équipe dédiée" et qu'elle soit réunie dans un même espace.

Pourquoi j'avais envisagé ces conditions ?

La raison est très simple. Pour moi, un des critères de réussite d'un projet est d'avoir une équipe concentrée uniquement sur un objectif unique et partageant le même espace de travail.

Certains dirons certainement qu'aujourd'hui des projets réussissent avec des équipes se trouvant aux quatre coins du monde. C'est sûrement vrai mais c'est ajouter un risque supplémentaire sur sa bonne fin. Des projets Open Source fonctionnent  d'ailleurs sur ce mode (multi-culture et multi-pays) mais il s'agit d'équipes composées de passionnés.

Je vois régulièrement des projets échouer (dans le sens de dépassements de coûts, d'exigences et de délais) où l'équipe est composée de personnes travaillant sur d'autres sujets (travail récurrent et autres projets à gérer en même temps). Dans ces cas de figure, la motivation des collaborateurs sur le projet est loin d'être optimale et le chef de projet doit sans arrêt jongler avec des priorités qu'il ne maîtrise pas.

De même, la mise à disposition d'un espace réservé au projet facilite la collaboration et la communication entre les membres du projet. 

Les projets sont suffisamment complexes comme cela pour ne pas rajouter des difficultés. Si vous souhaitez réussir vos projets, vous avez tout intérêt à mettre toutes les conditions nécessaires pour atteindre cet objectif. La constitution d'une équipe et un espace de travail dédiés font partie de ces conditions nécessaires.





"Il n'a aucune limite à la complexité des choses, car un élément en entraîne un autre." Sénèque
 

Psychoticien

"Si tu sais te supporter, tu supporteras mieux les autres." Proverbe français