Comment gérer les emails entrants ?

Les messageries électroniques sont des outils qui gaspillent énormément d’espace disque et de temps. Nous recevons chaque jour un grand nombre de courriers allant de quelques mots à des présentations (PowerPoint) volumineuses. Si nous laissons s’entasser ces courriers et publicités (généralement des spam), notre boîte aux lettres se trouve vite saturée d’informations non utilisables.

Avec les serveurs de messagerie, vous avez des fonctions qui permettent de limiter les tailles des messageries en définissant des quotas. Malgré tout, je suis persuadé que l’autodiscipline est la meilleure solution. Plus nous avons de messages dans nos boîtes aux lettres, plus nous gaspillons du temps à les gérer. Donc le premier des conseils est de ne pas vous laisser déborder.

Vous pouvez essayer d’imaginer le tas de papier ou de prospectus que vous auriez si vous déposiez chez vous à un endroit précis tout ce que vous recevez par la poste pendant un mois. De plus, il vous faudra certainement retrouver certaines informations telles que des factures à payer, des relevés, des chèques de remboursement, etc. Avec ce tas, la chose ne sera pas facile.

Vous pourriez me dire : « Oui mais avec l’informatique, c'est beaucoup plus facile. »
C’est vrai mais le volume de courrier n’est pas le même. Même avec les fonctions de tri ou de recherche, vous risquez d’être vite débordé.

Quelles sont les inconvénients d'une boîte aux lettres volumineuse :
- Elle demande plus de temps à sa gestion,
- Il est difficile de se rappeler "quel email dit quoi"
- Elle cause des problèmes de fonctionnement,
- Nous avons la sensation d'avoir oublié quelque chose,
- Etc

Quelles sont les solutions ?
- Effacez tous les Spams,
- Lire les emails personnels puis les effacer,
- S'occupez des emails pour "Info" et pour "Action" puis les effacer :
* Effacez ou archivez tous les emails pour "Info" après les avoirs lus,
* Agissez sur les emails pour "Action" qui prennent moins de 2 minutes,
* Pour les autres emails, déplacez les dans un dossier de ToDo (A faire).

Le dernier conseil que je pourrais vous proposer est d’éduquer vos collègues, vos amis sur leur manière d’utiliser la messagerie. Si vous ne l’avez pas encore lu, je propose de lire mon article sur les six commandements.

Et vous, comment gérez-vous votre messagerie ? Quelles sont vos méthodes ?


« Plus vous laissez de temps à un travail pour se réaliser, et plus il a tendance à prendre ce temps qui s’allonge pour se réaliser. » Cyril Northcote Parkinson

Spam : Courrier indésirable
L’origine du mot Spam provient d’une marque de corned-beef américain. Plus précisément SPAM est un acronyme pour Spiced Pork And Meat (pâté épicé à base de porc et de viandes).