Comment respecter les délais sur un projet ?

Un projet est destiné à réaliser un objectif en respectant le triptyque Coût-Délai-Qualité mais le problème le plus souvent rencontré lors de la réalisation est le dépassement des délais.

L’une des solutions est d’intégrer une marge de sécurité supplémentaire dans l’estimation de charges pour palier aux incertitudes ou encore de faire des compromis sur le contenu (moins de fonctionnalités = délai plus court). Malgré ces solutions, il y a toujours autant de projets en dépassement de délais.

De plus, quand nous estimons les charges de chaque tâche, nous incluons déjà des marges de sécurité et plus il y a de niveau d’estimation, plus la marge est importante.
Le développeur donnera son estimation avec une marge et le chef de projet rajoutera également sa propre marge. La norme en la matière est souvent de 200%.

Alors, est-ce que la solution existe ?

Nous pouvons examiner les différentes causes de ces dépassements :
- Syndrome de l’étudiant (nous avons le temps) ou la loi parkinson (le temps prévu sera consommé),
- Le multitâche : plus nous jonglons avec plusieurs tâches, moins nous serons performants,
- Les dépendances entres les tâches : tout retard sur le chemin critique (1) entraînera un retard du projet.

Nous pouvons également constater que les retards se répercutent alors que les avances sont perdues.

L’idée de Eliyahu M. Goldratt est d’insérer les marges de sécurité qu’il appelle « Tampon » à des endroits précis dans le chemin du projet. Il définit différents types de « Tampon » :
- Tampon projet : insérer en fin de chemin critique,
- Tampon auxiliaire : insérer entre la fin du chemin de tâches non critiques et l’intersection du chemin critique,
- Tampon ressource : principe d’information pour obtenir la ressource au bon moment sur le projet.

Pour constituer les tampons projet et auxiliaires, il faut retirer de chaque tâches les marges de sécurité pour les affecter aux tampons. Les marges de sécurité permettent de palier aux incertitudes (contre temps, difficulté non prévue) au cours du projet. Par contre, seulement certaines tâches subiront des aléas ainsi nous conserverons une avance.

Exemple tampon projet :
Tâches < ---- 1 ---- > < -- 2 -- > < ----- 3 ----- > < -- 4 -- >
< -- 1 -- > < - 2 - > < -- 3 -- > < - 4 - > < ---- TP ---- >

Exemple tampon projet :
Informer la ressource du début de la tâche 10 jours avant, puis 3 jours avant et enfin 1 jour avant. Ainsi la ressource pourra plus facilement se rendre disponible au bon moment et il sera informé d’un décalage éventuel.

Les changements préconisés par Mr Goldratt sont :
- Convaincre les diverse ressources de diminuer leur estimation de temps,
- Elimer les jalons (2),
- Rendre compte fréquemment du temps nécessaire pour finir la tâche.

Pour suivre le bon déroulement du projet, il nous faudra surveiller les tâches suivantes :
- Taches qui réduisent le tampon projet,
- les tâches qui consomment les tampons auxiliaires mais pas encore le tampon projet.

Ces principes viennent de la Théorie des contraintes (TOC) dont l’un des principes dit : « la somme des optimums locaux n’est pas l’optimum global ». La contrainte dans un projet est le chemin critique (tout retard sur ce chemin entraîne un retard du projet). Il faut donc le protéger des aléas et ne pas gaspiller son temps. La marge de sécurité doit être placée non pas sur chaque tâche mais là où elle est la plus utile : c’est-à-dire à la fin du chemin critique.

«Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait.» Peter Drucker

(1) Définition Chemin critique : Succession de tâches enclenchées entre elles sans marge depuis le démarrage jusqu’à la fin d’un projet. Tout retard sur une des tâches situées sur chemin critique compromet le délai final du projet.
(2) Définition jalon : point de repère dans le déroulement d’un projet

Comment s’autoformer ?

Depuis que je suis entré dans la vie professionnelle, je n’ai jamais arrêté de me former ou d’apprendre de nouvelles choses. J’ai suivi des cours du soir, des formations d’entreprise et lu des livres. D'une part, la société dans laquelle nous vivons nous y oblige, d'autre part, il est toujours intéressant et utile d'apprendre ...

Les entreprises peuvent nous accompagner pour améliorer nos connaissances (DIF, plan de formation, etc) mais il y a souvent une contrepartie. De plus, je pense qu’il est préférable d’être indépendant dans nos choix d’évolution. Par contre si votre objectif est commun à celui de votre entreprise alors il ne faut pas hésiter et utiliser les moyens de formation que celle-ci propose.

Mais comment s’autoformer à moindre coût et à son rythme ?

Il y a six mois en navigant sur le Web, je suis tombé sur le site de Jean-Jacques Hénin (PlusRiche : http://devenirriche.blogspot.com/) : une de ses rubriques parlait du PMBA (Personal MBA). En résumé, l’objectif est de se former au travers de livres "faisant référence" dans leur domaine. Les écoles de MBA n’ont pas le monopole des connaissances sur le monde des affaires et les formations qu’elles proposent sont très coûteuses. L’inconvénient de la liste de livres présélectionnés par le PMBA, c’est qu’ils sont de sources américaines (même si certains ont été traduit en français) .

Depuis, je lis environ un livre tous les deux semaines. Par contre, la lecture des livres ne suffit pas (d’ailleurs comme pour les formations) : il faut mettre en pratique ou avoir une réflexion sur les différentes idées énoncées (savoir, savoir faire et faire).

Au mois d’octobre, j’étais en déplacement dans l’Est de la France . Le soir, je suis allé dans un restaurant et j’ai eu l’occasion de discuter avec le restaurateur de sa carte et de ses recettes. Au cours de cette conversation, nous avons parlé des livres de recettes et des résultats que nous obtenions à les suivre. Il me confiait que dans ses livres, il y avait l’essentiel mais qu’il manquait des détails qui permettent de réussir ces recettes (vous savez, comme sur les photos des livres).

Les livres sur le management, le marketing et les autres domaines sont réalisés de la même manière : il y a l’essentiel mais il manque les détails pour appliquer les idées énoncées. Il nous faut donc apporter nos propres expériences et réflexions. De plus, les idées évoquées dans ces livres ne sont pas applicables en l’état mais nous devons les adapter à notre environnement.

En conclusion, les livres sont une source formidable pour se former à un prix raisonnable même si ces livres (informatique, management, etc) ne sont pas les moins chers. Mais la seule lecture des livres n’est pas suffisante, il faut aller plus loin et fournir encore des efforts : réfléchir, discuter, adapter, approfondir et appliquer.

La lecture, une saine alternative aux (re)diffusions télévisuelles ineptes dont nous sommes quotidiennement abrevés !

"Cesser d'apprendre, c'est cesser de vivre." Wladimir Gozin

Comment résoudre un conflit ?

Chaque année, pour beaucoup d’entre nous, nous devons réaliser des entretiens individuels avec son responsable et/ou avec ses collaborateurs. Au cours de cet entretien, il y a souvent un sujet qui revient : l’augmentation de salaire. Ce sujet est source de conflit car chacun reste sur ses positions (problème de négociation).
- le collaborateur estime qu’il a bien fait son travail et que cela mérite une augmentation,
- de l’autre coté le responsable quant à lui estime que le collaborateur est déjà payé pour bien faire son travail.


Diagramme de résolution de conflit (Défini par Eliyahu M. Goldratt)

L’intérêt de cette méthode est d’éviter les compromis. Les compromis ne permettent pas de satisfaire complètement les parties. Il en reste une certaine frustration car leurs objectifs sont partiellement atteints.

La première étape est de formuler précisément le conflit (à droite) puis de définir l’objectif commun (à gauche) et enfin de déterminer les conditions nécessaires (au centre).

Une fois que nous avons une vision graphique de la situation, il faut expliciter les présupposés et essayer de les remettre en question.

Exemple :
Afin d’avoir des collaborateurs motivés, nous devons augmenter les salaires parce qu'ils ont bien fait leur travail.

Afin d’avoir des collaborateurs motivés, nous devons reconnaître leur valeur pour l’entreprise parce qu'ils ont développé de la valeur pour l’entreprise

Afin d’attribuer des augmentations aux collaborateurs, ils doivent bien faire leur travail parce que c’est une condition minimum.

Si nous ne trouvons pas de solutions, il faut revenir aux flèches. Il y a d’habitude plus d’un présupposé par flèche. Il est souvent plus facile de travailler « sur » les flèches qui irritent le plus (demandez-vous : POURQUOI ...).

Pour mon exemple, l’idée est de proposer un variable sur des objectifs en plus de la rémunération fixe. Les objectifs permettent d’apporter de la valeur à l’entreprise et le collaborateur obtiendra une augmentation de sa rémunération.

"Ne donnez jamais d'argent à un homme. Donnez-lui un conseil." Paul Getty

Nouveau site de développement professionnel

Si vous souhaitez vous développer professionnellement, je vous conseille de visiter ce nouveau site : My Business Education.

http://www.mybusinesseducation.fr/

"Personne n'a jamais fait faillite parce qu'il dépensait trop en formation." Tom Peters

Comment atteindre un objectif ?

Pour avancer dans la vie, nous avons besoins d'avoir des projets et des objectifs à réaliser mais nous avons rarement de stratégie pour réussir. Dans une entreprise, la stratégie consiste à défnir un ensemble d'actions cohérentes et organisées dans le temps pour arriver à un but. Je vous propose d'utliser la méthode de l'arbre des pré-requis (Définie par Eliyahu M. Goldratt) pour établir votre propre Stratégie.

L’arbre des pré-requis est un outil de modélisation pour déterminer un plan d’actions dans le but d'atteindre un objectif.

La première étape est de définir un objectif.
Exemple : augmenter de 10% mon nombre de clients

La deuxième étape est de lister les contraintes ou les obstacles nous empêchant d’atteindre cet objectif.
Exemple :
- Le marché est en crise,
- Mon patron ne sait pas me motiver,
- Il me faudrait plus de moyens,
- Nos prix sont supérieurs à ceux de nos concurrents,
- Etc.

Cela peut sembler étrange de commercer par une liste de contraintes pour atteindre un objectif mais pour l’atteindre, il nous faudra lever ces obstacles. L’avantage de cette méthode c’est qu’elle est naturelle. Quand nous avons des envies ou des buts, nous trouvons très facilement toutes les raisons pour nous détourner de cet objectif et pour nous pousser à ne pas agir. Chacun de nous excelle dans l’art de se plaindre.

La réalisation d’un objectif ambitieux passe par la réalisation de plusieurs objectifs intermédiaires ou d’actions à réaliser. La liste des obstacles va nous servir d’objectifs pour arriver à notre but. A chaque dépassement d’un obstacle, nous passons à une étape supplémentaire sur le chemin de l’objectif final.

La troisième étape est de prendre chaque obstacle et de les transformer en sous-objectif ou action.
Posez vous la question : Comment le surmonter ?
Exemple :

Et enfin, la quatrième étape va nous permettre de définir la chronologie des différentes actions.
Définir les dépendances et les actions pouvant être réalisées en parallèle.
Posez vous la question : Quels obstacles empêchent de réaliser ces objectifs intermédiaires ?

Quand j'ai commencé ma vie active avec un bac+2, mon travail ne me satisfaisait pas et je ne me voyais pas le faire pendant plusieurs années. En même temps, j'avais pour objectif d'être responsable d'un service informatique. Pour atteindre mon objectif, j'ai décidé à l'époque de reprendre mes études en cours du soir et d'orienter ma carriere dans ce sens : trouver un poste de chef de projet dans une grande société de services. La réalisation de mon but n'a pas été un chemin sans problème ni même sans sacrifice mais le fait d'avoir des objectifs intermédiaires m'a permis de garder le cap.

Les méthodes sont des outils qui peuvent nous faciliter la vie et nous aurions tort de nous en passer. Un objectif ambitieux peut nous faire peur et nous décourager. Par contre, si nous trouvons des objectifs intermédiaires plus accessibles à l'aide de l'arbre des pré-requis, nous sommes déjà sur la voie de la réussite pour atteindre notre but.

"Dans la vente, l'important n'est pas qui vous connaissez mais qui vous connaît." Jeffrey Gitomer

La stratégie - du grec stratos qui signifie « armée » et ageîn qui signifie « conduire »