Pourquoi les projets prennent-ils du retard et ne finissent-ils pas dans les délais ?

L’une des raisons est le multi-tâches. Le multi-tâches est le fait d’arrêter une tâche avant qu’elle ne soit terminée et d’en commencer une nouvelle ou d’en reprendre une autre.

Quand une tâche est arrêtée et reprise par la suite, il y a immédiatement une perte d’efficacité. Nous le constatons tous. Nous avons besoin de nous re-familiariser avec le travail pour le reprendre correctement. Nous pouvons également constater ce phénomène dans le domaine de production avec les changements de lot sur une même machine.

Cette perte de temps est très dommageable sur les délais des projets (voir même dans notre gestion du temps). Mais le multi-tâches a un autre effet négatif sur les délais :

Pour bien comprendre, il suffit de prendre une tâche de 10 jours devant se terminer dans 10 jours. Si vous insérez une autre tâche, disons de 2 jours, dans cette période, votre tâche initiale se terminera dans 12 jours au lieu de 10 jours.

Ce deux points négatifs ne sont pas nouveaux mais pourquoi continuons-nous à travailler ainsi ? Les priorités changent constamment.

A chaque réunion (comité de pilotage, comité de direction, etc), les priorités changent ou de nouvelles choses importantes sont à réaliser. Ce fonctionnement est basé sur une gestion de l’urgence.

L’autre raison est la réalisation de différents projets de manière simultanée avec des ressources identiques. Chaque chef de projets souhaite voir son projet avancer sans tenir compte des autres. La ressource essaie de satisfaire les différents chefs de projets sans les satisfaire au bout du compte (voir plus haut).

Maintenant que nous connaissons l’une des causes des retards sur les projets, nous pouvons agir pour y remédier. Par contre, la difficulté vient du fait qu’il faut changer les comportements de chacun et l’organisation.

« Une petite impatience ruine un grand projet. » Confucius