Quel est votre niveau de maturité dans la gestion de vos fournisseurs ?

Pour mesurer votre niveau de maturité, il existe un référentiel « eSCM » (eSourcing Capability Model) développé par l'université de Carnegie Mellon (Pennsylvanie). Cette université est également auteure du référentiel CMMI (Capability Maturation Model Integration).

Ce référentiel a été développé pour améliorer les relations entre les clients et les fournisseurs dans un contexte informatique. Il est composé de deux volets : la partie "client" (eSCM-CL : Client Organizations) et la partie "fournisseur" (eSCM-SP : Service Provider). Ces deux volets sont complémentaires et cohérents.

En plus de définir les bonnes pratiques dans la gestion la relation Client-Fournisseur, il permet d'évaluer l'aptitude d'une orgnisation dans la gestion de cette relation selon 5 niveaux.

Niveau 5 : Maintenir l'excellence,

Niveau 4 : Accroitre proactivement la valeur,

Niveau 3 : Gérer la performance de sourcing,

Niveau 2 : Gérer le sourcing de façon cohérente,

Niveau 1 : Gérer empiriquement le sourcing.

Si vous n'avez engagé aucune réflexion sur la bonne gestion de la relation Client-Fournisseur, vous êtes au minimum c'est-à-dire au niveau 1.

Pour vous aider à vous auto-évaluer, j'ai réalisé un tableau Excel reprenant 17 domaines (neuf domaines de pratiques permanentes et huit domaines liés au cycle de vie d'un projet de sourcing) et les 95 pratiques associées sur le volet CL. (Je n'ai pas abordé l'autre volet concernant les fournisseurs).

Si vous souhaitez obtenir ce fichier de diagnostique pour vous auto-évaluer, vous pouvez me contacter en utilisant le lien en-dessous de mon profil « Me contacter » en précisant l'objet de votre demande. Ce fichier ne remplace en rien un audit réalisé par un expert du référentiel mais il peut vous donner une idée de votre niveau d'aptitude à maitriser les relations à vos fournisseurs.

Ps : ce fichier vous sera délivré contre une modeste obole dont le montant est laissé à votre appréciation. 

5 minutes pour comprendre comment respecter les délais avec la "Chaine Critique" - TOC

Vidéo de présentation de la Chaine Critique par Philip Marris (MarrisConsulting)

La durée des projets en moyen baissée de 39%



"Les prévisions sont difficiles, surtout lorsqu'elles concernent l'avenir." Pierre Dac

Trouvez la raison et vous aurez la solution !

Il y a quelques temps lors d’un comité de direction, nous discutions d’une fonction de l’entreprise qui ne répondait plus à nos objectifs. L’idée de base était de dire qu’il fallait changer de logiciel pour gagner en efficacité. 

Après réflexion, je pense que nous avons brûlé des étapes dans notre prise de décision. Nous sommes passés d’un problème constaté à une décision de changer d’outil sans se poser les bonnes questions.

Le fait de changer d’outil peut ne pas répondre à notre problème. 

Quelle est la cause de ce manque d’efficacité ? (organisation, procédure, formation, informatique,…) Si l’outil n’est pas la cause de ce problème alors le fait de le changer ne répondra pas à nos attentes avec le risque de dégrader encore plus la situation actuelle.

Un logiciel reste un outil pour nous accompagner et nous aider à réaliser une tâche. Nous confondons souvent les moyens avec les solutions. Les moyens peuvent répondre en partie à des problèmes mais sur la base d’une solution adéquate. Il faut d’abord trouver une solution au problème et après trouver les moyens à mettre en œuvre.

Etapes de résolution : 
- Définir le problème (qui, quoi, où, quand, comment, combien et pourquoi : QQOQCCQ) 
- Préciser les enjeux, 
- Identifier les contraintes.

Outil d’aide à la résolution : Le Diagramme d’Ishikawa (ou arrêtes de poisson) recense les causes aboutissant à un effet. Son analyse permet une aide à la décision pour corriger un dysfonctionnement.

« Un problème sans solution est un problème mal posé » Albert Einstein

Parallèle entre gestion de projet et le référentiel ITIL

Faire un parallèle entre ces deux systèmes n’est certainement pas académique mais il répond à certaines interrogations et incompréhensions. Le référentiel ITIL est souvent perçu par les équipes des études ou du développement comme "générateur" de bonnes pratiques pour les équipes de production.

Dans ce schéma, vous verrez que la gestion de projet intervient dans les processus du référentiel ITIL pour la réalisation de nouveaux services et pour apporter de la valeur aux métiers. ITIL est un référentiel des meilleures pratiques pour le domaine de l’informatique et il préconise bien évidement d’utiliser une "méthode projet" pour réaliser de nouveaux services. La gestion de projet quant à elle, peut être utilisée dans l’informatique mais aussi dans bien d’autres domaines pour réaliser un produit ou un service.

“Une petite impatience ruine un grand projet.” Confucius

Autour du S.I. - Recueil

“Autour du SI” est mon deuxième recueil, réalisé à partir des articles écrits pour mon blog. Il reprend les articles sur mes réflexions et expériences de manager et des outils pour développer son efficacité.

L’informatique est un domaine particulier où les informaticiens doivent bâtir le système d’information de demain tout tant en maintenant le système existant, de manière opérationnelle. Au cours de nos études, nous avons appris à analyser, à programmer et à résoudre des problèmes mais on ne nous a pas appris à concilier des demandes à priori contradictoires comme gérer le quotidien et prévoir le futur.

Aujourd’hui, les entreprises demandent beaucoup aux informaticiens pour différentes raisons : les technologies évoluent de plus en plus vite, les marchés changent rapidement et constamment, les utilisateurs en veulent plus avec des moyens plus faibles, etc.

Dans ce contexte, il est important de développer son efficacité dans différents domaines comme le management et la finance pour relever ces challenges.

Dans ce recueil, vous trouverez 51 articles empreints de bon sens et de conseils pour améliorer au quotidien votre activité de manager dans le domaine IT. Il est composé de 5 parties : Réflexion générale, Management, Budget, Projet, Support et Efficacité.

En le lisant, vous trouverez certainement des réponses à diverses questions comme : "comment respecter son budget" ou en encore "comment tenir les délais sur un projet". Il peut se lire de différentes manières soit du début à la fin, soit en piochant les sujets en fonction de vos préoccupations.

Ces articles ont été écrit sur une période de 5 ans pendant laquelle j’ai pu tester efficacement mes méthodes. Je ne sais pas si vous aurez la même réussite que moi en appliquant ces conseils mais le seul moyen de le savoir est de les appliquer. Je ne vous demande pas de me croire mais d'en faire l'expérience. Alors, à vous d'essayer ...

Projet : les 7 conseils à suivre ...

Il y a 8 ans avec ma femme, nous avons décidé de nous lancer dans un joli projet de construction de maison. Vous trouverez dans cette histoire toutes les erreurs à ne pas commettre dans la réalisation d’un projet .

Ecouter le besoin du client
Pendant la phase d’étude, nous expliquions au constructeur comment nous envisagions notre maison. Le constructeur concrétisait nos idées sur plan pour ensuite réaliser un devis. Cette phase a duré environ deux mois. Nous avons reçu une dizaine de plan qui n’étaient pas conformes à nos souhaits. Au final, nous avons réalisé une partie des plans et nous avons demandé directement un Rdv avec le dessinateur du constructeur.

Rédiger le contrat sans erreur
Une fois d’accord sur les plans et le contenu du contrat, le constructeur a rédigé le permis de construire en notre nom. Après lecture, nous nous sommes aperçu qu' un grand nombre d' erreurs grossières jalonnaient le document ; la plus drôle (et la plus légère aussi) était que l’ adresse de la maison n’était pas la bonne ...

Vérifier et valider les détails techniques
Pour notre maison, nous souhaitions un chauffage au gaz de ville. Le commercial nous avait assuré que le réseau de gaz passait juste devant notre future maison et que cela ne posait aucun problème, ce que nous ne pouvions vérifier, ne disposant d' aucun document de propriété. Il nous a même signé un papier pour obtenir un prêt spécifique auprès de GDF. En cours de la construction, Gaz de France nous signalait que le réseau de gaz s' arrêtait 100 mètres avant notre terrain, pas 2 ou 3 comme le commercial l' affirmait . La différence financière n’est pas négligeable...

La main d' oeuvre la moins chère n' est pas la moins coûteuse
Notre constructeur, pour augmenter sa marge, "tirait les prix vers le bas" et il faisait travailler certains artisans qui n' avait pas pour préoccupation de rendre un travail de qualité . Trois artisans des artisans qui ont travaillé à la construction de notre maison ont finalement "déposé leur bilan". Le constructeur a été obligé de trouver d’autres artisans dans l’urgence. Dans ce cas, les tarifs sont souvent peu négociables .

Conserver tant que possible la même équipe projet
Pendant la construction, nous avons eu six conducteurs de travaux. Suivi de chantier ??

Rectifier les erreurs quand elles apparaissent
Un des nombreux conducteurs de travaux avait l’habitude de nous dire quand nous lui faisions une remarque : « Quand vous achetez une voiture, vous n’allez pas sur la chaîne de montage pour savoir comment elle est réalisée. »

Toujours écouter son client
Il faut toujours écouter son client même s’il a tort et essayer de le comprendre. Il faut garder une communication et éventuellement lui expliquer ses erreurs. Cela permet de ne pas recevoir de courrier en recommandé.

Pour finir, le construction s’est terminée avec quatre mois de retard (nous avons fixé nous-même la date de livraison). Le constructeur nous a payé des pénalités pour ce retard . Si vous voulez réussir vos projets, vous pouvez suivre ces conseils :

• Ecouter le besoin du client,
• Rédiger le contrat sans erreur,
• Vérifier et valider les détails techniques,
• Le moins cher n’est pas le moins coûteux,
• Conserver tant que possible la même équipe projet,
• Rectifier les erreurs quand elles apparaissent,
• Toujours écouter son client.

"La science des projets consiste à prévenir les difficultés de l'execution." Vauvenargues

Comment vendre un service ? - Recueil

Vous souhaitez doper votre activité commerciale ou encore améliorer votre recherche d’emploi alors n’hésitez plus, achetez mon recueil “Comment vendre un service ?”.

Pour seulement un 1€, vous trouverez 19 pistes pour améliorer votre performance. Ces conseils sont simples et efficaces, et ils vous permettront un retour sur investissement important.

PS : Classé 19ème des ventes (Kindle) sur Amazon dans la section Commerce

"Si je lis un livre à 20$ et qu’il me donne une bonne idée, je fais une des meilleures affaires de tous les temps." Tom Peters

Catégorisez vos projets ! - PMO

Il existe différentes manières de catégoriser vos projets en fonction des objectifs et du moment. Si votre objectif actuel est d'optimiser votre porte-feuille de projets, je vous propose de le catégoriser selon deux axes :

• Le niveau de volatilité des besoins,
• Le risque et l'impact du projet sur votre entreprise.

En fonction du projet, les besoins peuvent être plus ou moins changeant dans le temps. Par exemple, un projet sponsorisé par le service Marketing aura un périmètre fonctionnel très volatile car il devra s'adapter rapidement aux marchés (la concurrence et aux clients). Au contraire, un projet lié à votre activité de base sera plus stable.

De même, le niveau de risques et d'impact pour votre entreprise pourra être différent selon le projet. Un projet de changement de système métier sera très risqué. A l'inverse, le développement d'un outil de gestion des notes de frais sera moins risqué et impactant.

Ces deux critères vous permettront de classifier vos projets pour optimiser au mieux vos ressources, qui sont souvent limitées. Avec cette catégorisation, vous allez pouvoir adapter l'organisation des projets en assouplissant ou pas votre méthode de projet et vous allez pouvoir adapter le cycle de développement des projets en fonction de l'agilité souhaitée.

Les différents cas de figure :

1 = Une gouvernance forte avec un pilotage serré en utilisant une méthode agile (mettre les moyens),

2 = Une gouvernance forte avec un pilotage serré en utilisant une méthode classique de développement,

3 = Une gouvernance plus légère en faisant confiance à des chefs de projet junior en utilisant une méthode agile,

4 = Une gouvernance plus légère en faisant confiance à des chefs de projet junior en utilisant une méthode classique.

"Le succès n'est pas le clé du bonheur. Le bonheur est la clé du succès. Si vous aimez ce que vous faites, vous réussirez." Albert Schweitzer

Faites une pause !

Des études réalisées par le professeur Gloria Mark ont montré que les salariés changent de tâches en moyenne toutes les 3 minutes. Entre les mails, le téléphone, les SMS, les dossiers à traiter, le collègue qui vous raconte la dernière réunion, votre patron qui vous pose une question et bien d'autres choses, vous passez votre temps à zapper d'une tâche à une autre. Il est vrai que notre cerveau est capable de gérer plusieurs choses en même temps mais à des niveaux de concentration différents. Nous pouvons marcher et téléphoner en même temps. Par contre, notre attention n'est focalisée que sur une seule chose.

Même si ce mode de fonctionnement qui consiste à "zapper" continuellement peut paraître productif, il n'est pas efficace car il génère trop de périodes de latence non productives (exemple : reprendre le fil de ses idées sur un dossier après un coup de téléphone).

D'un autre côté, notre efficacité augmente quand nous nous accordons des pauses régulières en nous évadant de notre travail. Une étude menée sur 300 salariés à l'université de Melbourne montre que la productivité des employés qui utilisent Internet au bureau pour des raisons personnelles augmentent de 9%.

La raison en est simple : notre attention est limitée dans le temps. Nous avons besoin de faire des pauses pour recharger notre attention.

En résumé, le multitâche est un mythe. Pour être efficace, nous devons travailler sur une seule chose à la fois mais nous devons également nous accorder des pauses régulières pour augmenter notre concentration. 

"Le temps n'est pas une courbe lisse mais une série de cahots, de bonds et de pauses." Niall Williams

Les 7 indicateurs magiques !

Toute organisation a besoin de savoir si elle travaille dans le bon sens. Pour une DSI, je vous propose 7 indicateurs pour mesurer votre efficacité. Bien sur, il en existe bien d'autres et je vous invite à nous les faire partager en laissant un message.

J'ai choisi 7 indicateurs car selon les études de Mr Miller (1), le nombre 7 correspond approximativement au nombre maximal d'éléments qu'un esprit humain est capable de traiter et de percevoir simultanément. De ce fait, ils correspondent parfaitement aux besoins d'indicateurs sur un tableau de bord pour mesurer votre activité.

1 - Votre part d'innovation : le taux du budget IT consacré aux projets novateurs

2 - La patience de vos utilisateurs : le temps moyen d'attente entre un incident (demande) et sa résolution

3 - Votre ponctualité : le nombre de projets respectant les délais

4 - Votre disponibilité : le temps moyen d'indisponibilité des services

5 - La taxe de votre encadrement : la masse salariale de l'encadrement

6 - Votre alignement : le nombre de projets en cours qui sont liés aux priorités de votre entreprise

7 - La sainte trinité : les indicateurs de délais, de qualité et de budget de votre plus gros projet en cours

"Baromètre : instrument ingénieux qui indique quelle sorte de temps nous sommes en train de subir." Ambrose Bierce

(1) Mr George Miller – The Magical Number Seven, plus or minus two

Dailymotion - dessin

"Ce n'est pas parce que les choses sont difficiles que nous n'osons pas, mais parce que nous n'osons pas qu'elles sont difficiles." Sénèque

Quelles sont vos références ? Un complément à votre CV...

Comme les entreprises, vous pouvez vous aussi réaliser une fiche de synthèse qui présente les logos des sociétés avec lesquelles vous avez travaillé :

"Il n'y a qu'une façon d'échouer, c'est d'abandonner avant d'avoir réussi." Olivier Lockert

Sortir du cadre - dessin

"On aura beau nous expliquer quel est le goût du fruit du baobab, rien ne remplacera sa saveur. Le pont entre le savoir et le non-savoir est fait de notre expérience et de notre compréhension." Le petit prince au bureau - Borja Vilaseca

Productivité n'est pas synonyme d'efficacité en informatique.

La productivité est liée à la production d'un bien. En général, elle correspond au nombre de produits réalisés par unité de temps. Ce ratio est très intéressant pour mesurer une activité repérable avec très peu d'incertitude, comme par exemple la fabrication de produits.

En revanche, l'activité informatique n'est pas une activité de production pure. Si nous considérons, par exemple, le domaine des études et des projets, l'activité de conception possède un niveau d'incertitude élevé. Pour le support et la maintenance, l'activité cette fois correspond à de la résolution de problèmes. La résolution d'incident peut être répétitive (exemple : débloquer un compte) mais en général, les problèmes restent  uniques dans leur résolution avec une période d’analyse plus ou moins longue en fonction du dysfonctionnement.

Malheureusement, nous mesurons encore trop souvent les activités informatiques par des ratios de productivité. Même si, au sein des activités informatiques, il y a des tâches répétitives, elles ne sont pas les plus nombreuses. Et quand elles sont récurrentes, nous cherchons à les automatiser comme les tests de “non régression”.

L'utilisation de ce ratio nous pousse à maximiser l'utilisation des ressources. Or, ce modèle de performance est une illusion de performance pour le développement de produits. Selon Stefan Thomke (professeur à Harvard) et Donald Reinertsen (président d'une société de consulting), la qualité et l'efficacité des résultats décroissent inévitablement lorsque les responsables saturent l'emploi du temps de leurs collaborateurs. A l’origine de ce manque d’efficacité, se trouvent la variabilité et l'incertitude liées aux projets, qui engendrent des retards. Donc pour limiter ces retards, il faut des capacités "tampon" : nos systèmes de contrôle nous poussent à faire le contraire en utilisant au maximum la capacité de nos ressources.

tiré de HBR de mai-avril 2013

Voici quelques pistes pour améliorer votre efficacité sur les projets :
- accroitre les ressources de manière sélective au niveau des compétences saturées,
- limiter le nombre de projets en fonction de vos capacités,
- mesurer l'efficacité de vos équipes "projet" en fonction des objectifs de cout, de délai et de qualité,
- adapter vos méthodes projets en fonction des risques et de l'impact du projet,
- utiliser le management visuel pour rendre visible les points de saturation,
- essayer d'autres méthodes comme la "chaîne critique".

"Je trouve fascinant que la plupart des gens planifient mieux leurs vacances que leur vie. Peut être parce qu'il est plus facile de s'évader que de changer." John Rohn

Communication informelle - dessin

"Soyez vous-même, les autres sont déjà pris." Oscar Wilde

Le mail dans le mail

Une étude réalisée par Mattitiyahu Zimbler et Robert Feldman (université du Massachusetts Amherst) a montré que les gens mentent cinq fois plus souvent en écrivant des mails qu’en discutant (les yeux dans les yeux). Il faut également noter que d’autres études avaient montré que la plupart des gens mentent au moins une fois lors d’une conversation de dix minutes.

Cette information est tirée de la revue Harvard Business Review dans son édition français parue ce jeudi en collaboration avec Prisma Media.

Stage pour gérer les personnalités difficiles - dessin

"Ne soyez pas irremplaçable. Vous ne pourrez être promu si vous ne pouvez être remplacer." Anonyme

Pour faire plus avec moins - dessin

"Mon emploi est très sécurisé : personne d'autre n'en veut." Richard Templar

"Apportez-moi des solutions, pas des problèmes."  Margareth Thatcher

La crise et les cadres - dessin

"On a déjà pensé à tout. Le problème, c'est d'y penser à nouveau." Goethe

La pensée aux prises avec l'informatique - Livre Gratuit

Laurent Bloch nous propose un de ses livres en libre téléchargement : Systèmes d'information, obstacles et succès

Merci à lui car ce geste est relativement rare.

Ps : paru en 2005 aux Editions Vuibert

"Penser contre son temps, c'est de l’héroïsme. Mais le dire, c'est de la folie." Eugène Ionesco