17 pistes pour maîtriser les coûts informatiques

Remplacer des outils payants par des outils gratuits et rendre plus autonome les utilisateurs

1 - Optimiser l'utilisation des outils "open source" pour les utilisateurs : Open Office à la place de la Suite Office de MS

2 - Développer un plan de formation des utilisateurs sur les outils bureautiques : l'idée est de limiter les appels au HDI (HelpDesk informatique) pour des problèmes d'utilisation.

3 - Former des utilisateurs clefs sur les logiciels métiers.

Optimiser l’existants

4 - Réduire les coûts d'impressions :
* limiter l'usage de la couleur à certaines personnes,
* imprimer systématiquement en recto/verso, * grouper plusieurs slides sur une même page,
* changer les noms des imprimantes (ex : imprimantes N&B = brouillions, couleurs = définitif),
* supprimer les imprimantes locales (ou avoir une seule référence d’imprimantes locales pour les consommables),
* éloigner les imprimantes ou réduire le nombre d’imprimantes (ajouter une contrainte
supplémentaire pour diminuer les impressions),
* revoir les documents en fonction de leurs intérêts (est-ce que toutes les pages sont nécessaires,
pouvons-nous la remplacer par un document électronique),
* expérimenter la GED,
* sensibiliser régulièrement les utilisateurs (coût et écologie).

5 - Automatiser au maximum les tâches récurrentes de la DSI pour dégager du temps pour d’autres besoins.

6 - Intégrer les applications orphelines : les applications qui sont en dehors du périmètre de la DSI (ex : Base acces). L’idée étant d’étendre le périmètre avec les mêmes ressources.

7 - Renégocier régulièrement les contrats avec vos partenaires : mise en concurrence sans changer de partenaire. L’idée est de baisser les coûts sans engendrer des changements (nouveaux projets). Si la différence de coût est importante et si elle permet un retour sur investissement rapide (<1an)

Développer de nouveaux services pour nos partenaires

10 - Proposer des services payant pour vos fournisseurs ou vos clients (analyse de vos ventes pour vos fournisseurs).

11 - Optimiser l'architecture : Si vous avez une salle infromatique sécurisée (salle blanche), vous pourriez imaginer de proposer de l'hébergement pour le secours informatique d'autres sociétés.

Augmenter la réactivité

12 - Augmenter le débit de réalisation des projets :
* utiliser l'approche de la "Chaîne critique" pour la planification et pour la réalisation des projets (La chaîne critique) : 25% de gain sur les délais,
* remplacer les cahiers des charges par les jeux de tests (le meilleur moyen de décrire une demande est de faire une description à l'aide de cas de tests avec des situations concrètes. Dans ce cas, l'utilisateur et l'informaticien ont le même langage. De plus, les cas de tests sont réutilisables pour la suite du projet et pour la maintenance),

13 - Développer la polyvalence au niveau des ressources : adapter l’affectation des ressources plus facilement en fonction des besoins.

14 - Déstructurer l’organisation classique (étude, production, services) en pôle autonome par métier ou fonction. L’idée est d’augmenter l’efficacité de l’ensemble en la rendant plus fluide. Par exemple, Il ne s’agit pas de multiplier les machines mais de louer des ressources à un centre de production qui s’occupera lui de la partie complexe (montée de version, optimisation des performances, etc)

Divers

15 - Remplacer les prestataires par des embauches. Même si ce n'est pas la politique de la société, la différence de coût n'est pas négligeable. La solution intermédiaire est le CDD. De même qu'il faut faire attention à certain texte du code du travail (exemple : art L-1111-2 Code du travail « Le collaborateur mis à disposition dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillant au moins depuis un an doit être intégré à l’effectif de l’entreprise. »)

16 - Embaucher des personnes avec un handicap : tout employeur d’au moins 20 salariés doit employer dans une proportion de 6% de son effectif salarié (handicapé reconnu par la COTOREP ou accident de travail et maladie professionnelle avec une incapacité de 10%) ou payer une taxe. L’autre solution consiste à s’acquitter pour 50% de leur obligation d’emploi en concluant des contrats de fourniture ou de sous-traitance.

17 - L’emploi de stagiaires ou d’apprentis : Au-delà de l’aspect économique qui nous intéresse ici, cela permet de disposer de ressources nouvelles avec un regard différent sur notre activité. Exemples : Ecole financière : définir un contrôle de gestion et budgétaire pour le SI, Ecole de commerce : Etude régulière sur la satisfaction auprès des utilisateurs, Ecole d’ingénieur : études techniques comme LAD (lecture automatique de documents) pour la saisie des factures fournisseurs

"Quelle prétention de prétendre que l'informatique est récente : Adam et Eve avaient déjà un Apple !" Anonyme