Comment utiliser les emails ?

La messagerie électronique est un outil formidable. Elle nous permet d'échanger et de communiquer rapidement avec nos interlocuteurs (amis, collègues, clients, fournisseurs, etc). En revanche, nous ne l'utilisons pas toujours comme il faudrait pour obtenir ce que nous souhaitons.

Pour avoir des échanges plus efficaces, je vous propose de suivre ces quelques conseils quand vous rédigez des emails (courriers électroniques) :

• Ayez une vraie adresse email : ce conseil s'adresse uniquement aux petites sociétés qui n'ont pas de messagerie d'entreprise. Le fait d'avoir un nom de domaine correspondant à sa société vous donne vis-à-vis de vos partenaires un gage de sérieux et de reconnaissance (oubliez les @yahoo.fr ou @gmail.fr).

• Obtenez un point de référence ou une recommandation : comme chacun reçoit beaucoup d'emails par jour, il est préférable d'avoir un point de départ pertinent (exemple « suivi de notre réunion », « Mr dupont m'a suggéré de joindre », etc).

• Définissez l'objet et le nom du message. L'objet du message est la première chose que nous lisons avec l'expéditeur quand nous recevons un message. En quelques secondes, nous décidons ou non en fonction de ces informations de lire ce message. Pour ma part, je mets entre crochet le sujet de base de mon message (exemple : [Blog] idées d'articles).

• Limitez vous à six phases : la messagerie ne sert pas à écrire un roman ou une note technique. De plus pensez à vos interlocuteurs, nous utilisons de plus en plus souvent des BlackBerry ou Iphones pour lire nos emails donc soyez bref et simple. De cette manière, votre message passera mieux.

• Pensez aux outils mobiles de vos interlocuteurs : je déteste recevoir sur mon Blackberry ou Ipod des messages avec des pièces jointes ou des messages rédigés en HTML. Ils sont difficilement lisibles. Parfois, il est nécessaire d'ajouter une pièce jointe à son message mais je vous conseille de limiter cette utilisation au minimum surtout pour un premier contact.

• Demandez quelque chose de concret : si vous avez décidé d'écrire à quelqu'un, c'est que vous voulez lui demander quelque chose donc faites-le.

• Répondez à vos messages dans les 24h : si vous ne faites pas, vous n'y répondrez jamais (ou après une relance).

• N'utilisez pas les Majuscules : quand vous écrivez un mot en majuscule dans message, c'est pour exprimer un haussement de ton (pour le dire gentiment).

• Citez le texte : quand vous répondez à un message, il est préférable de citer le texte auquel vous faites allusion pour éviter à votre interlocuteur de "paginer" pour rechercher l'information.

• Faites une copie cachée des destinataires quand vous faites une communication vers plusieurs personnes.

• Utilisez une signature simple avec l'ensemble de vos coordonnées : cette signature permettra à vos interlocuteurs de vous retrouver et de vous contacter facilement.

« Celui qui dit : Vendre, c'est facile, n'a jamais essayé de vendre quelque chose. »

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