Juste un mail

Les services informatiques ne peuvent se passer de communication avec leurs partenaires (Direction générale, Directions fonctionnelles, utilisateurs, fournisseurs) dans leurs tâches quotidiennes. La communication est un exercice difficile et encore plus pour les informaticiens. En effet, on ne peut pas dire que nous soyons des grands communicants quel que soit le support : écrit ou oral. Hors je pense que nous devons utiliser les deux en commun. Vous pourriez me répondre : mais à quoi cela sert ? - sans écrit, la parole ne vaut rien, - sans parole, l’écrit peut-être insuffisant ou dévastateur. Le premier point n’a pas besoin d’explication supplémentaire pour montrer l’importance de l’écrit dans le milieu professionnel et on pourrait rajouter : « Les paroles s’envolent, les écrits restent ». Par contre l’autre point mérite sûrement quelques explications. Je connais beaucoup de personnes qui trouvent inutile d’expliquer une note que l’on vient d’envoyer. Pourtant sans un minimum d’explication, une note ou un mail peut créer des malentendus ou des conflits. Prenons l’exemple de la messagerie qui est un outil de communication formidable mais très dangereux. Avec la messagerie, nous pouvons répondre à nos interlocuteurs de manière très rapide en oubliant parfois de prendre du recul. De même, nous pouvons mettre en copie (prendre à témoins) toutes les personnes possédant un e-mail afin qu'elles suivent nos débats. Ce principe peut amplifier les conflits entre deux personnes. Le style utilisé avec la messagerie est souvent laconique et lapidaire, pouvant même être perçu comme une agression. La parole dans ce contexte permet de : - s’assurer que l’on a été lu et compris, - dialoguer pour limiter les conflits.
Plan de communication pour un mail : Passé : rappel des faits, Présent : situation présente, Futur : conséquence, Formule de politesse : cordialement ou bien cordialement.
Style : Plus la phrase sera courte plus le ton sera sec (surtout si l’impératif est utilisé) Plus la phrase sera longue, plus le ton sera aimable (surtout si le conditionnel est utilisé).